SharePoint depolama alanı dolduğunda ilk adım ek kapasite satın almak değil, hangi sınırın dolduğunu belirlemektir. Sorun tek bir sitenin kotası, şirketin ortak depolama havuzu veya büyüyen dosya sürümleri olabilir. Önce kullanım raporunu çıkarın; ardından saklama yükümlülüklerini ve geri yükleme ihtiyaçlarını koruyan bir plan hazırlayın.
Bu rehber, Microsoft 365 kullanan işletmelerde “dosyalarımız o kadar büyük değil, alan neden bitti?” sorusunu yanıtlar. Amaç her koşulda satın almayı ertelemek değil; gerekli kapasiteyi doğru hesaplayıp aceleyle veri kaybetmemektir.
1. Şirketin toplam alanı mı, yalnızca bir site mi doldu?
SharePoint yöneticiniz, yönetim merkezindeki Etkin siteler / Active sites sayfasından toplam kullanılan alanı ve aboneliğin kapasitesini kontrol etsin. Ardından sorun yaşanan sitenin kullanımını ve varsa elle tanımlanmış kotasını karşılaştırsın. Şirket havuzunda boş alan bulunurken bir departmanın sitesi kendi sınırına ulaşmış olabilir.
Ekranda görülen 25 TB site sınırı, şirketin bu kadar alan satın aldığı anlamına gelmez. Site sınırı ile lisansların sağladığı toplam kapasite farklıdır. Ayrıca kullanım göstergeleri son değişiklikleri 24-48 saat gecikmeyle yansıtabilir. İşlemden hemen sonra aynı uyarıyı görmek, işlemin başarısız olduğunu tek başına kanıtlamaz. [1]
2. OneDrive alanını SharePoint havuzuna eklemeyin
Çalışanların kişisel OneDrive alanı ile şirketin SharePoint alanı aynı kapasite hesabı değildir. Çok sayıda kullanıcının OneDrive'ında boş yer bulunması, departman sitelerinin otomatik olarak o alanı kullanabileceği anlamına gelmez. Ortak belgelerin nerede tutulacağını belirlerken SharePoint'in ekip odaklı kullanımını esas alın.
Microsoft'un hizmet sınırlarında Business Basic, Standard ve Premium gibi uygun planlar için ortak alan, 1 TB taban + satın alınan uygun lisans başına 10 GB olarak belirtilir. Bu hesabı her lisansa genellemeyin: frontline ve eğitim planları gibi istisnalar vardır. Kendi aboneliğinizin yönetim ekranındaki toplamını ve geçerli lisans şartlarını doğrulatın. Kota aşımının sürmesi, ortamın salt okunur duruma alınması riskini taşır. [2]
3. Dosyanın bugünkü boyutundan fazlasını ölçün
Büyük sunumların, tasarım dosyalarının veya sık düzenlenen belgelerin önceki sürümleri de depolama tüketir. Yalnızca klasörde görünen son dosyaları toplamak, kullanımın nedenini açıklamayabilir. Yöneticinizden en çok alan kullanan siteleri ve sürüm depolama raporunu isteyin.
Microsoft, otomatik sürüm sınırlarını depolama ile geri yükleme ihtiyacını dengeleyen bir seçenek olarak sunar: yakın geçmiş daha ayrıntılı, eski geçmiş daha seyrek tutulur. Ancak kuruluşun yeni kütüphaneler için varsayılanını değiştirmek, mevcut bütün kütüphaneleri ve eski sürümleri anında temizlemek değildir. Mevcut içeriğe uygulanacak işlem ayrıca planlanmalıdır. [3]
Herkese aynı düşük sürüm sayısını dayatmak yerine bölüm sorumlusuna “Yanlış kaydı kaç gün sonra fark ediyoruz, hangi eski teslimlere dönmemiz gerekiyor?” diye sorun. Satış teklifleriyle günlük çalışma dosyalarının geri dönüş ihtiyaçları aynı olmayabilir.
4. Saklama politikalarının koruduğu kopyaları ayırın
Bir dosyanın kullanıcı tarafından silinmesi, saklanması gereken bütün kopyalarının kaldırıldığı anlamına gelmez. Microsoft Purview saklama ayarları, belirli değişiklik ve silme durumlarında içeriği Preservation Hold Library adlı koruma alanında tutabilir. Bu, normal bir çalışma klasörü değil, sistemin saklama amacıyla yönettiği alandır. [4]
Alan açmak için bu kütüphanedeki dosyaları elle silmeye, taşımaya veya saklama kurallarını gelişigüzel kaldırmaya çalışmayın. Microsoft bu tür manuel müdahaleleri desteklemez. Önce hangi politikanın hangi veriyi koruduğunu, saklama gerekçesini ve yetkili veri sahibini belirleyin. Kapasite sorunu, tek başına saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
5. Geri dönüşüm kutusunu inceleyin; temizliği onayla yapın
Site içindeki geri dönüşüm kutusunun kapladığı alan da kuruluşun depolama kullanımına dahildir. Bu nedenle klasörden dosya silip alanın hemen düşmesini beklemek yanıltıcı olabilir. Buradaki dosyalarla, yönetim merkezindeki silinmiş siteler listesini birbirine karıştırmayın; Microsoft, silinmiş sitelerin toplam kuruluş kullanımına dahil edilmediğini belirtir. [2] [5]
Temizlikten önce dosya sahibinin onayını, geri getirme ihtiyacını ve yedek durumunu kaydedin. Özellikle sürüm kırpma işlerinde dikkatli olun: bu işlemle silinen sürümler normal geri dönüşüm kutusu sürecini atlar; önceden alınmış uygun bir yedek yoksa geri getirilemez. Microsoft, uygulamadan önce etkiyi gösteren What-if analizini önerir. [6]
6. Anlık doluluğu değil, büyüme nedenini bulun
Ek kapasite kararı için tek ekran görüntüsü yerine tarihli ölçümler kullanın. Her ölçümde toplam kullanım, en büyük siteler, sürüm tüketimi ve bekleyen büyük yüklemeler bulunsun. Bu, Micro Bilgi'nin önerdiği pratik bir takip yöntemidir; Microsoft'un zorunlu bir raporlama takvimi değildir.
Örnek senaryo: Bir tasarım ofisinin ortak alanı dolmak üzere olsun. Yeni kampanyanın dosyaları henüz yüklenmemişken satın alma miktarını yalnız bugünkü doluluğa göre seçmek, birkaç hafta sonra aynı sorunu doğurabilir. Buna karşılık büyümenin çoğu artık kullanılmayan sürümlerden kaynaklanıyorsa, onaylı bir sürüm politikasıyla ek kapasite birlikte değerlendirilebilir. Bu örnek gerçek bir müşteri sonucu veya tasarruf garantisi değildir.
7. Ek alan teklifini doğru bilgilerle isteyin
Temizlik sonrası da aktif ve gerekli veri büyüyorsa ek alan almak makul olabilir. Microsoft, ek kapasite ve uygun durumlarda arşivleme seçenekleri sunar; bunların lisans veya kullanım ücreti doğurabileceğini ayrıca belirtir. Arşivlemeyi ücretsiz alan ya da her dosya için uygun bir çözüm gibi değerlendirmeyin. [5]
Teklif talebinize şu bilgileri ekleyin:
- Mevcut abonelikler, toplam kapasite ve ölçüm tarihindeki kullanım.
- Aylık büyüme tahmini ve planlanan büyük dosya aktarımları.
- Aktif çalışılacak veri ile seyrek erişilen verinin ayrımı.
- Saklama, geri yükleme ve erişim beklentileri.
- Ek kapasitenin miktarı, faturalama modeli, taahhüdü ve sonradan azaltma koşulları.
Sabit bir fiyatla karar vermek yerine kendi sözleşmeniz için güncel teklif alın. Kullanılmayan kullanıcı lisanslarını sırf alan sağlamak amacıyla çoğaltmadan önce, uygun ek kapasite seçeneğiyle toplam maliyeti karşılaştırın.
Hangi durumda hangi adım öne çıkar?
| Gözlem | Öncelikli değerlendirme |
|---|
| Şirket havuzu boş, tek site kotası dolu | Site kotasının uygunluğu; hemen yeni kapasite satın almak değil. |
| Eski sürümler kullanımın önemli bölümünü oluşturuyor | Geri yükleme ihtiyacı, etki raporu ve onaylı sürüm yönetimi. |
| Saklama kapsamındaki kopyalar büyüyor | Uyum sorumlusu ile saklama ve kapasite planı; korumayı kapatmak değil. |
| Gerekli aktif veri düzenli büyüyor | Ölçülen ihtiyaca uygun ek kapasite teklifi. |
Sık sorulan sorular
SharePoint dolduğunda dosyalarım hemen silinir mi?
Kota aşımı, dosyaların hemen silineceği anlamına gelmez. Microsoft'un belirttiği risk, ortamın salt okunur duruma gelmesi ve dosya ekleme veya düzenlemenin engellenmesidir. Uyarıyı ertelemek yerine kapasiteyi ve kullanım nedenini kontrol ettirin. [2]
Site kotasını yükseltmek şirkete yeni alan kazandırır mı?
Hayır. Site kotası, ortak kapasiteden o sitenin kullanabileceği sınırı belirler. Şirketin toplam alanı da doluysa yalnız site sınırını artırmak yeterli değildir. [1]
Otomatik sürüm ayarını açınca eski sürümler hemen temizlenir mi?
Bunu varsaymayın. Yeni kütüphanelerin varsayılan ayarı, mevcut kütüphanelerin ayarları ve eski sürümlere yönelik kırpma işlemi ayrı değerlendirilir. Önce etki raporunu inceleyin; geri getirmeniz gerekebilecek sürümleri koruyun. [3][6]
Yönetim bilgilerini paylaşmadan destek alabilir miyim?
İlk değerlendirme için anonimleştirilmiş kullanım raporu, lisans türleri ve sorun yaşanan site sayısı yeterli bir başlangıçtır. Parola, MFA kodu veya müşteri dosyalarını e-postayla göndermeyin. Ortama erişim gerekirse kapsamı belirlenmiş, yetkilendirilmiş bir süreç kurun.
Micro Bilgi ile kapasite ihtiyacınızı netleştirin
Teams ve SharePoint hizmetimiz kapsamında kullanım yapınızı ve ihtiyaçlarınızı birlikte değerlendirebiliriz. Düzenli takip arıyorsanız Microsoft 365 destek paketlerinin kapsamını inceleyin. Görüşmeye toplam alan, kullanılan alan ve en büyük birkaç sitenin anonimleştirilmiş ölçümleriyle başlayabilirsiniz.
Kaynaklar ve kontrol tarihi
Teknik kaynaklar 28 Eylül 2026 tarihinde kontrol edildi. Portal görünümü ve lisans koşulları değişebilir; işlem öncesi kendi aboneliğinizde doğrulama yapın.
- Microsoft Learn: Site depolama sınırlarını yönetme
- Microsoft Learn: SharePoint hizmet sınırları
- Microsoft Learn: Sürüm depolamasını planlama
- Microsoft Learn: SharePoint ve OneDrive saklama davranışı
- Microsoft Learn: SharePoint depolama planlaması
- Microsoft Learn: Mevcut sürümleri kırpma ve veri kaybı uyarısı