Acentenizde her gün kimlik fotokopisi, ruhsat, hasar fotoğrafı ve sağlık beyanı dolaşıyor; çalışanlarınız birden fazla sigorta şirketinin portalına giriyor. Müşteri verisini koruyan, portal hesaplarını kişiye bağlayan ve yenileme dönemlerinde hiçbir dosyanın kaybolmadığı bir Microsoft 365 düzeni kuruyoruz.
Acenteniz için görüşme isteyinBir sigorta acentesi küçük bir ofiste çok sayıda müşterinin kimlik, adres, araç, konut ve ödeme bilgisini işler. Sağlık ve hayat sigortası başvurularında alınan sağlık beyanı ise KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı korunması beklenir.
Bu veriler çoğu zaman e-posta ekinde, çalışanların bilgisayarlarında ve mesajlaşma uygulamalarında dolaşır. Çalışan ayrıldığında hangi müşteri dosyasının nerede kaldığı bilinmez. Microsoft 365, bu belgeleri acentenin kendi alanında, yetkiye göre ayrılmış ve kaydı tutulan bir düzende toplamayı sağlar.
Keşif görüşmelerinde sık karşılaştığımız durumlar:
Alan adınızın sahte e-postaya karşı durumunu ücretsiz domain analizi aracıyla görebilirsiniz.
Fiyat, görüşmeden sonra yazılı teklifle verilir. Teklifi en çok şunlar etkiler:
İş bittiğinde sizde kalanlar:
Portal hesapları sigorta şirketinin sistemindedir ve kuralları şirket belirler; biz o sisteme dokunmayız. Acente tarafında yapılabilecek çok şey vardır: portala giren her çalışanın kendi kullanıcısının olması, şifrelerin deftere veya ortak dosyaya yazılmaması, portala girilen bilgisayarların güncel ve şifreli olması.
Acentede dolaşan belgelerin önerdiğimiz yerleşimi. Ayrıntı keşiften sonra acentenize göre yazılır.
| Belge | Önerilen yer ve erişim |
|---|---|
| Kimlik, ruhsat, tapu fotokopisi | Müşteri klasörü; yalnız ilgili çalışanlar |
| Sağlık beyanı ve sağlık raporları | Ayrı, sınırlı erişimli klasör; erişim kaydı tutulur |
| Hasar fotoğrafları ve ekspertiz raporu | Hasar dosyası klasörü; müşteriyle süreli paylaşım |
| Teklif ve poliçe PDF'leri | Müşteri klasörü; müşteriye bağlantıyla gönderim |
| Müşteri yazışmaları | Ortak posta kutusu; çalışan değişse de acentede kalır |
Bu düzen KVKK teknik uyum çalışmasının teknik ayağını oluşturur.
Acentelerde en sık karşılaştığımız durumlar ve çoğu zaman uygun olan Microsoft 365 planı. Business planları 300 kullanıcıya kadar alınabilir. Kesin öneri keşiften sonra verilir; güncel fiyatlar fiyat hesaplayıcıda.
| Durum | Çoğu zaman uygun olan |
|---|---|
| Kurumsal e-posta, dosya paylaşımı ve Teams | Microsoft 365 Business Basic |
| Masaüstü Word ve Excel de kullanılıyor | Microsoft 365 Business Standard |
| Özel nitelikli veri işleniyor; cihaz şifreleme, veri sızıntısı kuralları ve gelişmiş e-posta koruması gerekiyor | Microsoft 365 Business Premium |
| Yalnız kurumsal e-posta | Exchange Online Plan 1 |
Türkiye genelinde yerinde hizmet veriyoruz; işin uygun kısmı uzaktan yapılır. İstanbul dışındaki işlerde yol ve konaklama ayrıca faturalanır.
Bu sektörde Microsoft 365 Copilot ve Power Platform ile en sık kurulan kullanımlar. Yapay zekanın hazırladığı çıktıyı her zaman bir çalışan kontrol eder.
Müşteri kimlik ve sağlık bilgisi şirketin yönetmediği yapay zeka araçlarına girilmez; kullanım kuralı yazılı hale getirilir.
Microsoft 365 CopilotFarklı sigorta şirketlerinden gelen teklif PDF'lerindeki teminat ve muafiyetler tablo halinde özetlenir.
Microsoft 365 CopilotHasar dosyasına gelen belgelerden plaka, tarih ve tutar gibi alanlar okunup listeye aktarılır.
Power AutomateMicrosoft 365'in yanında bu sektörde en sık istenen altyapı ve güvenlik işleri. Her biri için ayrı hizmet sayfamıza bakabilirsiniz.
Alan adınız için SPF, DKIM ve DMARC kurulur; sigorta şirketi veya müşteri adına gelen sahte e-postalar ayıklanır.
Tüm hesaplarda iki adımlı doğrulama açılır, ayrılan çalışanın erişimi kapatılır.
Müşteri yazışmaları ve poliçe belgeleri Microsoft 365 yedeğinden geri alınır.
Müşteri ve sağlık beyanı verisine erişim yetkileri ve paylaşım bağlantıları düzenlenir.
Kişisel e-posta ve dağınık dosyalarla çalışmak, müşteri verisinin nerede olduğunu bilmeyi zorlaştırır. Microsoft 365 kişi başı lisansla başlar; birkaç kişilik acentede de kurumsal e-posta, dosya düzeni ve iki adımlı doğrulamayı birlikte sağlar.
Sağlık beyanı özel nitelikli kişisel veridir. Ayrı ve erişimi sınırlı bir klasörde tutulur, kimin eriştiği kaydedilir ve e-posta ekiyle dolaştırılmaz. Saklama süreleri ve hukuki dayanak KVKK danışmanınızla belirlenir.
Portalın kendisi sigorta şirketinin sorumluluğundadır. Acente tarafında her çalışanın kendi kullanıcısını kullanması, şifrelerin güvenli saklanması ve portala yalnız yönetilen bilgisayarlardan girilmesi sağlanır.
Dış kaynaklı e-postalar Outlook'ta işaretlenir, oltalama koruması şüpheli bağlantı ve ekleri ayıklar. Şifre veya ödeme isteyen e-postalarda bilinen bir telefon numarasından teyit kuralı çalışanlara anlatılır.
Evet. Yenileme tarihleri SharePoint listesinde veya Excel'de tutulur, Power Automate ile tarih yaklaşınca sorumlu çalışana hatırlatma gider. Acente yazılımınızda bu özellik varsa o kullanılmaya devam eder.
Hesap kapatılmadan önce posta kutusu paylaşılan posta kutusuna çevrilebilir veya yöneticisine devredilir; müşteri yazışmaları acentede kalır.
Cihaz yönetime alınmışsa kurumsal uygulamalardaki veri uzaktan silinir, hesap oturumları kapatılır.
Kullanıcı sayısına, seçilen plana, taşınacak veriye, yedekleme ve cihaz yönetimi ihtiyacına bağlıdır. Lisans ve hizmet teklifte ayrı kalemler olarak yazılır.
Kapsam ve fiyat görüşmeden sonra yazılı olarak verilir.
Bilgileriniz yalnızca bu talebe dönüş için kullanılır. Ayrıntılar: KVKK Aydınlatma Metni.