"Çalışan Mart'ta ayrıldı, Microsoft 365 lisansı için Aralık'a kadar fatura ödemeye devam ediyoruz." Bu cümleyi 2022 NCE (New Commerce Experience) sonrası müşterilerimizden sık duyuyoruz. Microsoft'un yeni satın alma modeli, esnek aylık iptaller dönemini bitirdi: yıllık taahhütlü lisanslar artık çalışan ayrılsa bile fatura kesmeye devam ediyor. Peki bu "boşa giden lisans" şirketinize gerçekte ne kadara mal oluyor? Aşağıdaki örnekte 100 kişilik bir şirket için bu yük, bugünkü kurla yılda yaklaşık 80.700 TL çıkıyor. Detaylı hesabını ve önleme stratejilerini ele alalım.
NCE Nedir, Neden Önemli?
Microsoft New Commerce Experience (NCE), Mart 2022'de devreye giren satın alma modelidir. Eski "Office 365 / CSP Direct" modelinden farkı:
| Özellik | Eski Model (≤2022 Mart) | NCE (2022+) |
|---|
| Aylık iptal | Her ay sonu mümkün | Sadece anniversary'de |
| Yıllık taahhüt iade | Esnek | Sadece ilk 7 gün |
| Aylık vs yıllık fiyat farkı | ~%10 | ~%20 (yıllık avantajlı) |
| Co-term (toplu yenileme) | Opsiyonel | Şart (anniversary date) |
| 3 yıllık taahhüt | Yok | 2025'ten beri yalnız E3, E5 ve Teams Enterprise için (en az 100 lisans; fiyat yıllıkla aynı) |
Pratik anlamı: Yıllık taahhütlü bir lisansı satın aldıktan 7 gün sonra iptal edemezsiniz. Çalışan Mart'ta ayrılırsa, Aralık'a (yıllık döngü sonuna) kadar fatura kesilir. Bu para "boşa giden lisans": kullanıcı yok ama ödeme devam.
"Boşa Giden Lisans" Maliyeti: 100 Kişilik Şirket İçin Hesap
Tipik Türk şirketi parametreleri ile somut bir hesap yapalım:
- 100 toplam çalışan
- %18 yıllık çalışan devir oranı (örnek varsayım; kendi oranınızla hesaplayın)
- %70 yıllık taahhütlü lisans (yaygın CSP yapısı)
- Microsoft 365 Business Standard ($14/user/ay)
- Çalışan ortalama yıl ortasında ayrılır (kalan 6 ay)
- Boşalan lisans yıl sonuna kadar başka birine atanmaz (yerine alım yoksa ya da yeni gelen ayrı lisansla başlıyorsa)
- USD/TL = ₺49,22 (günlük kur)
Hesap:
- Yıllık ayrılan çalışan = 100 × %18 = 18 kişi
- Yıllık taahhütlü olanlar = 18 × %70 = 12,6, yani yaklaşık 13 kişi
- Boşa giden lisans bedeli: 13 kişi × 6 ay × $14 = $1.092/yıl
- TL karşılığı: $1.092 × 49,22 = ~53.700 TL/yıl
Bu sadece doğrudan lisans bedeli. Bir de offboarding IT operasyon maliyeti var:
- Yıllık ayrılan = 18 kişi
- Çıkış başına IT zamanı: 3 saat (litigation hold + OneDrive transfer + mailbox forwarding + lisans iadesi + MFA temizlik)
- IT saatlik maliyeti: 500 TL (örnek varsayım; işveren maliyeti dahil)
- Toplam IT operasyon = 18 kişi × 3 saat × 500 TL = 54 saat, 27.000 TL/yıl
Yıllık toplam görünmeyen IT yükü: ~80.700 TL (53.700 TL lisans + 27.000 TL çalışan zamanı, bugünkü kurla)
3 yıllık görünüm: Fiyat, kur ve maaşlar bugünkü düzeyde kalsa bile 3 yılda $3.276 (~161.200 TL) boşa giden lisans ve 81.000 TL çalışan zamanı, toplam ~242.200 TL eder. Kur ve maaşlar arttıkça TL tutarı bunun üzerine çıkar.
NCE 7-Gün İade Kuralı: Görsel Anlatım
| Senaryo | Aylık Taahhüt | Yıllık Taahhüt |
|---|
| Çalışan ilk 7 gün içinde ayrıldı | İptal mümkün | İptal mümkün (tam iade) |
| Çalışan 8-30 gün içinde ayrıldı | O ay sonu iptal | Yıl sonuna kadar fatura |
| Çalışan 31-365 gün içinde ayrıldı | O ay sonu iptal | Yıl sonuna kadar fatura |
| Çalışan 1+ yıl çalışıp ayrıldı | O ay sonu iptal | Anniversary'de iptal opsiyonu |
Yani 365 günlük yıllık taahhüt, 7 günden sonra "kilitli" hale gelir. Ne kullanıcı silseniz, ne lisans çıkarsanız fatura akışı durmaz.
4 Ana Önleme Stratejisi
1. Karma Sözleşme Yapısı
Yüksek turnover beklenen pozisyonlar (satış temsilcisi, çağrı merkezi, stajyer, kısa-vadeli proje) aylık taahhüt; çekirdek kadro (yöneticiler, yazılımcılar, finans) yıllık taahhüt.
Aylık taahhüt, yıllık taahhütten %20 pahalıdır. Ekim 2026 liste fiyatlarıyla Business Standard aylık taahhütte $16,80, yıllık taahhütte $14. 100 kişide 30 yüksek devirli, 70 çekirdek çalışan varsa:
- 30 × $16,80 = $504/ay (aylık taahhüt)
- 70 × $14 = $980/ay (yıllık taahhüt)
- Toplam: $1.484/ay (~73.000 TL/ay). Herkes yıllık taahhütte olsaydı: 100 × $14 = $1.400/ay
Karma yapı ayda $84, yılda $1.008 fazla öder. Karşılığında bu 30 kişiden ayrılanın lisansı ay sonunda iptal edilebilir; yıllık taahhütte her ayrılan için ortalama 6 ay × $14 = $84 boşa giderdi. Başa baş noktası bu gruptan yılda 12 ayrılandır ($1.008 / $84):
- Gruptan yılda 18 kişi ayrılıyorsa: önlenen kayıp 18 × $84 = $1.512, net kazanç $504/yıl.
- Gruptan yılda 6 kişi ayrılıyorsa: önlenen kayıp $504, karma yapı yılda $504 fazla ödetir.
Karma sözleşme, devir oranı %40'ın üzerinde olan gruplarda kazandırır (30 kişide yılda 12'den fazla ayrılan). Ayrılanın lisansı yeni gelene aktarılabiliyorsa (strateji 3) yıllık taahhüt yine daha ucuzdur.
2. PowerShell + Azure Automation Offboarding
Manuel offboarding 3 saat sürer. PowerShell automation runbook ile aynı işlem 30 dakikaya iner. Örnekteki 18 çıkışta iş yükü 54 saatten 9 saate düşer: yılda 45 saat, 500 TL saat maliyetiyle 22.500 TL.
# Tek tıkla offboarding workflow (Azure Automation Runbook)
param([string]$UserPrincipalName)
# 1. Litigation Hold uygula (mailbox veri korunsun)
Set-Mailbox -Identity $UserPrincipalName -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555
# 2. OneDrive sahipliğini yöneticiye transfer
Set-SPOUser -Site "https://tenant-my.sharepoint.com/personal/$($UserPrincipalName.Replace('@','_').Replace('.','_'))" `
-LoginName "manager@sirket.com" -IsSiteCollectionAdmin $true
# 3. Mailbox forwarding (gelen mailleri yöneticiye yönlendir)
Set-Mailbox -Identity $UserPrincipalName -ForwardingSmtpAddress "manager@sirket.com" -DeliverToMailboxAndForward $false
# 4. Lisansı kaldır (boşa giden lisansı havuzuna iade et)
Set-MgUserLicense -UserId $UserPrincipalName -RemoveLicenses @("SkuId-here") -AddLicenses @()
# 5. MFA, devices, app passwords temizle
Get-MgUser -UserId $UserPrincipalName | Disable-MgUserAccount
Get-MgUserAuthenticationMethod -UserId $UserPrincipalName | Remove-MgUserAuthenticationMethod
Write-Host "✓ Offboarding tamamlandı: $UserPrincipalName" -ForegroundColor Green
Bu script PowerShell Komut Üreticimizdeki 14+ senaryodan derlenmiş bir kompozisyondur. Azure Automation Runbook olarak kurulup webhook ile İK'dan tetiklenebilir.
3. Lisans Havuzu Yönetimi
Çalışan ayrıldıktan sonra lisansı silmek yerine geçici "havuz"a koyup yeni gelen onboarding'e transfer etmek. CSP partner aylık fatura raporundan bu havuzu izler:
- Mart: 3 ayrılan + 2 işe alım: 2 lisans yeni gelenlere geçer, 1 lisans havuzda bekler
- Nisan: 2 ayrılan + 5 işe alım: 2 lisans yeni gelenlere geçer, havuzdaki 1 lisans kullanılır, yalnız 2 yeni lisans alınır
- Yıl sonu: havuzda 0-3 lisans optimum (ay başı dalgalanma için)
Bu örnekte 7 işe alım için 7 yerine 2 yeni lisans alınır. Lisans sayısı yalnız net çalışan artışı kadar büyür ve ayrılanın lisansı boşa gitmez.
4. Plan Optimizasyonu
Tüm çalışanlara aynı plan atamak yerine pozisyona göre dağılım:
- Sahaya çıkan kullanıcılar: Microsoft 365 F3 ($8): Business Standard ($14) yerine
- Pasif personel (yarı-zamanlı, depo): Microsoft 365 Business Basic ($7)
- Yöneticiler ve uzmanlar: Microsoft 365 Business Premium ($22)
- C-level + hukuk + finans: Microsoft 365 E5 ($60): compliance gereksinimleri
50 kullanıcının hepsine Business Standard vermek aylık $700 tutar. 20 F3 + 10 Business Basic + 15 Business Premium + 5 E5 dağılımı ise aylık $860 eder; yani bu örnekte karma dağılım daha ucuz değildir, ama yöneticilere Premium güvenliği ve üst yönetime E5 uyumluluk özellikleri verir. Maliyeti asıl düşüren, E5 gibi pahalı planları yalnız gerçekten ihtiyacı olanlara vermektir: aynı örnekte 5 E5 yerine Business Premium verilirse toplam aylık $670 olur ve herkese Standard vermekten ucuza gelir.
İK + IT Birlikte Çalışma Modeli
"Boşa giden lisans" sorununu çözmek sadece IT'nin işi değil: İK ile birlikte yapısal süreç gerek:
- İK işten çıkış sürecine "lisans iade" tetiği eklemeli: istifa veya çıkış kararı kesinleştiğinde IT'ye otomatik bildirim (Power Automate workflow ideal).
- "Geçici lisans rotasyonu" politikası: Çıkış sonrası 30 gün lisans havuzda bekler (mailbox + OneDrive transfer için). 30 gün sonra havuzdan yeni alıma transfer.
- Aylık IK + IT review: geçen ay kaç ayrılan, kaç yeni alım, lisans dağılımı net.
- Yıllık taahhüt yenilenmeden 30 gün önce review: anniversary date öncesi ihtiyaçları gözden geçir, 7 gün iade penceresi içinde gereksiz lisansları iptal et.
CSP Partner Rolü: Neden CSP Üzerinden?
Microsoft'tan doğrudan satın alma yerine Microsoft iş ortağı üzerinden almak şu avantajları sağlar:
- Aylık fatura konsolidasyonu: tüm M365 + Azure + Defender + Power Platform tek faturada (TL)
- Karma sözleşme önerisi: yıllık + aylık denge için CSP danışmanlığı
- Lisans havuzu takibi: boşa giden lisans için aylık rapor
- Anniversary date hatırlatması: yıllık taahhüt yenilenmeden önce uyarı
- Türkçe teknik destek (7/24 destek yalnız Premium destek paketinde)
Sıradaki Adım: Şirketinize Özel Hesap Yapın
Çalışan Çıkış Maliyeti Hesaplayıcı + CFO Sunum PDF
Şirketinizin parametrelerini girin (kullanıcı sayısı + turnover + plan + yıllık taahhüt %), yıllık ve 3 yıllık görünmeyen IT yükü hesabını anında alın. Patron/CFO sunumu için 8 sayfalık PDF rapor ücretsiz email'inize.
Hesaplayıcı Aracını Aç →
Microsoft iş ortağı olarak ücretsiz lisans envanteri audit'i sunuyoruz: mevcut SKU dağılımı + karma sözleşme önerisi + offboarding otomasyon kurulumu. WhatsApp 0216 344 15 59 veya iletişim formu.
Sıkça Sorulan Sorular
NCE'de yıllık taahhütlü lisans iade edilebilir mi?
Microsoft New Commerce Experience (NCE) modelinde yıllık taahhütlü lisanslar yalnızca abonelik başlangıcından itibaren 7 takvim günü içinde iptal edilebilir. Bu süre dolduktan sonra çalışan ayrılsa bile sözleşme sonuna kadar fatura kesilmeye devam eder. Boşa giden bedel = kalan ay × birim fiyat × USD/TL kuru.
Aylık taahhüt mü yıllık taahhüt mü daha avantajlı?
Yıllık taahhüt aylığa göre yaklaşık %17 daha ucuzdur (aylık taahhüt %20 pahalıdır), ancak iade esnekliği yoktur. Ayrılanın lisansı yeni gelene aktarılamıyorsa ve bir gruptaki yıllık devir oranı %40'ı aşıyorsa, boşa giden lisans bedeli yıllık taahhüt indiriminden büyük olur. CSP partner aylık + yıllık karma model önerebilir: çekirdek kadro yıllık, rotasyon yüksek pozisyonlar aylık.
Offboarding süreci kaç saat sürer?
Standart bir Microsoft 365 offboarding (litigation hold, OneDrive transfer, mailbox forwarding, lisans iadesi, BitLocker recovery key arşivi, MFA temizliği) ortalama 2-4 saat sürer. PowerShell otomasyonu + Azure Automation Runbook ile bu süre 30-45 dakikaya indirilebilir. PowerShell Komut Üreticimiz hazır script şablonları sunar.
Çalışan ayrılınca mailbox ne kadar süre saklanır?
Default davranış: lisans kaldırıldıktan 30 gün sonra mailbox soft-delete'e gider, 30 gün daha (toplam 60 gün) recoverable kalır, sonra silinir. Yöneticilerin bu süreyi uzatması için: (1) Inactive Mailbox feature aktive (admin merkez), (2) Litigation Hold süresiz uygula (Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled), (3) 3rd-party backup ile sınırsız sakla.
İşten çıkış sürecini İK sistemiyle entegre edebilir miyim?
Evet: Power Automate ile İK sistemi (BambooHR, SAP SuccessFactors, kendi Power Apps) → Azure Automation Runbook tetikleme yapılabilir. Workflow: İK "termination" durumu işaretleyince → Power Automate webhook tetikler → Azure Runbook PowerShell offboarding çalıştırır → IT'ye onay maili gider. Manuel müdahale dakikadan saniyeye iner.
3 yıllık taahhüt almalı mıyım?
3 yıllık taahhüt yalnız Microsoft 365 E3, E5 ve Teams Enterprise için, ürün başına en az 100 lisansla sunulur; birim fiyatı yıllıkla aynıdır, avantajı fiyatın 3 yıl sabit kalmasıdır. 7 günlük iade penceresinden sonra lisans sayısı 36 ay azaltılamaz. Bu yüzden yalnız sayısı değişmeyecek çekirdek kadro için düşünülmelidir.
"Lisans havuzu" nasıl yönetilir?
CSP partner üzerinden alındığında, ayrılan kullanıcının lisansı toplam abonelik miktarına dokunulmadan geçici "atanmamış" statüye geçer. PowerShell ile: Set-MgUserLicense -UserId X -RemoveLicenses @(skuId). Yeni işe alımda: Set-MgUserLicense -UserId Y -AddLicenses @(@{SkuId=skuId}). Toplam abonelik sabit, kim kullanır esnek. CSP aylık raporda kullanılmayan lisans sayısını gösterir.
Kaynaklar