Birçok KOBİ'de muhasebe veya ERP programının verisi ofisteki tek bir sunucuda ya da bir bilgisayarda durur. Bu bilgisayar arızalandığında, fidye yazılımına yakalandığında ya da çalındığında şirketin yıllarca biriken muhasebe kaydı risk altına girer. Bu yazıda yedekleme, geri yükleme testi ve ofis dışından erişim için temel bir kontrol listesi veriyoruz. Programın kendi ayarları için programın yazılım firmasının yönergeleri geçerlidir.
Önce verinin nerede durduğunu bilin
Yedeklemeden önce şu soruların cevabı yazılı olmalı:
- Programın veritabanı hangi bilgisayarda veya sunucuda?
- Veritabanının yanında belge, şablon veya ek dosya klasörleri var mı?
- Program bulut sürümüyle mi çalışıyor, yoksa veri tamamen ofiste mi?
- Kaç kullanıcı, hangi bilgisayarlardan bağlanıyor?
Bulut sürümlerde verinin yedeği genellikle yazılım firmasının sorumluluğundadır; yine de bunu yazılım firmasından yazılı olarak teyit edin.
Yedekleme: 3-2-1 kuralı
Yaygın kabul gören 3-2-1 kuralı küçük bir ofis için de uygulanabilir:
- 3 kopya: Asıl veri ve iki yedek.
- 2 farklı ortam: Örneğin ofisteki bir disk ve bulut.
- 1 kopya ofis dışında: Yangın, hırsızlık veya fidye yazılımı ofisteki tüm kopyaları aynı anda etkileyebilir.
Ofisteki yedek diski sürekli bilgisayara takılı bırakmayın. Fidye yazılımı bağlı diskleri de şifreleyebilir.
Veritabanı yedeği nasıl alınmalı?
Program açıkken veritabanı dosyalarını kopyalamak bozuk bir yedek üretebilir. Yedek, programın kendi yedekleme özelliğiyle ya da veritabanının yedekleme aracıyla alınmalı. Programınızın önerdiği yöntemi yazılım firmasına sorun.
- Yedek her gün, mesai dışında otomatik alınsın.
- Yedeklerin birkaç günlük, birkaç haftalık ve aylık kopyaları saklansın. Yalnızca son yedeği tutmak, fark edilmeyen bir bozulmayı da yedeğe taşır.
- Yedekleme işinin başarısız olduğu günlerde birine bildirim gitsin.
Geri yükleme testi
Hiç denenmemiş bir yedek, yedek sayılmaz. Üç ayda bir şu testi yapın:
- Yedeği ayrı bir bilgisayara veya test ortamına geri yükleyin.
- Programı açıp son kayıtların göründüğünü kontrol edin.
- Geri yüklemenin ne kadar sürdüğünü not edin. Bu süre, gerçek bir arızada şirketin ne kadar süre muhasebe kaydı giremeyeceğini gösterir.
Ofis dışından erişim
Muhasebe ekibinin evden veya şubeden programa bağlanması gerekiyorsa en riskli yöntem, ofis bilgisayarının uzak masaüstü bağlantısını doğrudan internete açmaktır. Bu bağlantılar otomatik saldırıların sık hedefidir. Daha güvenli seçenekler:
- VPN: Kullanıcı önce şirket ağına şifreli bir bağlantıyla bağlanır, sonra programa erişir.
- Uzak masaüstü ağ geçidi veya sunucu: Kullanıcılar programı merkezi bir sunucuda çalıştırır. Birden fazla kullanıcının aynı sunucuda çalışması ek lisans gerektirebilir; bu konuyu RDS ve ortak bilgisayar lisans yazımızda anlattık.
- Programın bulut veya web sürümü: Yazılım firması sunuyorsa altyapı yükünü azaltır.
Hangi yöntem seçilirse seçilsin, uzaktan erişimde çok faktörlü doğrulama kullanılmalı.
Erişim ve yetkiler
- Her kullanıcının programda kendi hesabı olsun; ortak kullanıcı adı kullanılmasın.
- Ayrılan çalışanın program hesabı çıkış gününde kapatılsın.
- Veritabanının durduğu bilgisayara yalnızca gerekli kişiler erişsin.
- Bu bilgisayar güncel tutulsun ve günlük işlerde (e-posta, internet) kullanılmasın.
Kontrol listesi
| Kontrol | Sıklık |
|---|
| Verinin nerede durduğu ve kimin eriştiği yazılı | Bir kez, değişiklikte güncelle |
| Otomatik veritabanı yedeği alınıyor | Her gün |
| Bir kopya ofis dışında | Her gün veya haftada bir |
| Yedekleme hatası bildirimi çalışıyor | Ayda bir kontrol |
| Geri yükleme testi yapıldı | Üç ayda bir |
| Uzak masaüstü doğrudan internete açık değil | Ayda bir kontrol |
| Uzaktan erişimde MFA kullanılıyor | Sürekli |
| Kullanıcı hesapları kişisel, ayrılanlar kapatılmış | Her çıkışta |
Kim neyden sorumlu?
Programın kendi hataları, lisansı ve muhasebe işlemleri yazılım firmasının desteğindedir. Kurulum, sunucu ve ağ bağlantısı, yedekleme düzeni ve kullanıcı erişimi ise BT tarafının işidir. Micro Bilgi'nin yönetilen BT hizmetinde muhasebe ve ERP programlarının kurulum ve bağlantı sorunları kapsamdadır. Ayrıntılar Yönetilen BT hizmeti sayfamızda. Microsoft 365 verilerinin yedeklenmesi için Microsoft 365 yedekleme yazımıza bakabilirsiniz.
BT işlerinizi biz üstlenelim
Bilgisayar, e-posta, yazıcı ve ağ sorunları için tek bir numaranız olur. Destek uzaktan verilir; İstanbul içinde gerektiğinde ofisinize geliriz. Kapsam ve fiyat görüşmeden sonra yazılı olarak verilir.
Ücretsiz BT durum görüşmesi isteyin