Çalışan işten ayrıldığında BT tarafında üç risk vardır: hesabının açık kalması, e-postalarının ve dosyalarının kaybolması, lisansının boşa ödenmeye devam etmesi. Bu yazıdaki sıra, üçünü birden önlemek için hazırlandı. Adımlar Microsoft 365 kullanan şirketler içindir.
Çıkıştan önce: bilgi toplama
- Son çalışma günü ve saati
- Gelen e-postaların kime yönlendirileceği
- OneDrive'daki dosyaların kime devredileceği
- Çalışanın sorumlu olduğu paylaşılan posta kutuları, Teams ekipleri ve SharePoint siteleri
- İade edilecek cihazlar: dizüstü bilgisayar, telefon, kart, anahtar
- Kullandığı diğer programlar: muhasebe, ERP, CRM, sosyal medya hesapları, tedarikçi portalları
Ayrılık gergin geçiyorsa erişim, çalışana haber verildiği anda kapatılmalı. Planlı bir ayrılıkta son günün mesai bitişi uygundur.
Çıkış günü: erişimi kapatın
- Oturum açmayı engelleyin: Microsoft 365 yönetim merkezinde kullanıcının oturum açması engellenir.
- Açık oturumları sonlandırın: Şifre sıfırlanır ve tüm oturumlar kapatılır. Bu adım atlanırsa telefonundaki Outlook bir süre daha e-posta almaya devam edebilir.
- MFA yöntemlerini kaldırın: Kayıtlı telefon ve doğrulama uygulaması silinir.
- Telefon ve cihazlardaki şirket verisini silin: Intune kullanıyorsanız kişisel telefondaki yalnızca şirket verisi uzaktan silinebilir.
- Ortak şifreleri değiştirin: Çalışanın bildiği ortak hesapların (sosyal medya, tedarikçi portalı, Wi-Fi) şifreleri yenilenir.
E-postayı koruyun
Ayrılan çalışanın e-postalarını korumanın en yaygın yolu posta kutusunu paylaşılan posta kutusuna çevirmektir. Paylaşılan posta kutusu 50 GB'a kadar lisans gerektirmez. Böylece lisans boşa çıkar, e-postalar yerinde kalır ve yetki verilen kişi gelen kutusunu açabilir.
- Gelen e-postalar devralan kişiye yönlendirilebilir.
- Müşterilere otomatik yanıtla yeni iletişim kişisi bildirilebilir.
- Posta kutusu 50 GB'ı aşıyorsa, arşiv kullanılıyorsa ya da yasal saklama gerekiyorsa lisans gereksinimi değişir. Bu durumda karar vermeden önce mevcut planınızı kontrol edin.
Paylaşılan posta kutusu ayarları için paylaşılan posta kutusu rehberimize bakabilirsiniz.
Dosyaları devredin
Kullanıcı silindiğinde OneDrive dosyaları varsayılan olarak 30 gün saklanır; bu süre yönetici ayarından uzatılabilir. Süre dolmadan dosyalar devralan kişiye aktarılmalı. Yöntem OneDrive devir rehberimizde anlatılıyor.
- Çalışanın sahibi olduğu Teams ekiplerine ve SharePoint sitelerine yeni bir sahip atanır.
- Çalışanın başkalarıyla paylaştığı dosya linkleri kontrol edilir; dışarıyla paylaşılanlar gözden geçirilir.
Lisansı iptal edin
E-posta paylaşılan posta kutusuna çevrildikten ve dosyalar devredildikten sonra lisans kaldırılır. Yıllık taahhütlü lisanslarda kaldırılan lisans, yenileme tarihine kadar ödenmeye devam eder; boşa çıkan lisans yeni gelen bir çalışana atanabilir. Lisansın boşa gidip gitmediğini bu yazıda ayrıntılı anlattık. Yıllık maliyet etkisini çalışan çıkış maliyeti hesaplayıcısıyla görebilirsiniz.
Cihazları teslim alın
- Dizüstü bilgisayar, telefon ve aksesuarlar teslim alınır, envanterden düşülür.
- Bilgisayardaki önemli yerel dosyalar kontrol edilir.
- Bilgisayar yeni çalışana verilecekse sıfırlanır ve yeniden hazırlanır.
Sonradan: 30 gün içinde
- Yönlendirmenin hâlâ gerekli olup olmadığı kontrol edilir.
- Paylaşılan posta kutusuna kimlerin eriştiği gözden geçirilir.
- Kullanıcı hesabı, ihtiyaç kalmadıysa silinir. Silinen kullanıcı 30 gün içinde geri getirilebilir.
Kontrol listesi
| Adım | Ne zaman | Durum |
|---|
| Oturum açma engellendi, oturumlar kapatıldı | Çıkış günü | |
| MFA yöntemleri ve cihazlardaki şirket verisi kaldırıldı | Çıkış günü | |
| Ortak hesap şifreleri değiştirildi | Çıkış günü | |
| Posta kutusu paylaşılan posta kutusuna çevrildi, yönlendirme ayarlandı | 1 gün içinde | |
| OneDrive dosyaları ve site sahiplikleri devredildi | 1 hafta içinde | |
| Lisans kaldırıldı veya başka çalışana atandı | Devirden sonra | |
| Cihazlar teslim alındı, envanter güncellendi | Çıkış günü | |
| Hesap silindi | 30 gün içinde | |
Yeni gelen çalışan için yapılacaklar yeni çalışan BT hazırlık listesinde. Bu süreci sizin yerinize yürütmemizi isterseniz Yönetilen BT hizmeti sayfamızı inceleyin.
BT işlerinizi biz üstlenelim
Bilgisayar, e-posta, yazıcı ve ağ sorunları için tek bir numaranız olur. Destek uzaktan verilir; İstanbul içinde gerektiğinde ofisinize geliriz. Kapsam ve fiyat görüşmeden sonra yazılı olarak verilir.
Ücretsiz BT durum görüşmesi isteyin