Power Automate ile Tutara Göre Satın Alma Onay Akışı

Satın alma talepleri çoğu şirkette e-postayla gider: talep eden yazar, yönetici cevap verir, cevap başka e-postalar arasında kaybolur. Birkaç hafta sonra "bu siparişi kim onayladı?" sorusunun cevabını bulmak için gelen kutuları taranır. Power Automate ile bu süreci, talebin bir formdan girildiği, tutara göre doğru kişiye Teams'te onaya düştüğü ve her adımın kayıt altında tutulduğu bir akışa çevirebilirsiniz. Akış SharePoint, Teams ve Outlook ile çalıştığı için Microsoft 365 iş planınız dışında ek lisans gerektirmez.

Akış nasıl çalışır?

1. Çalışan talebi formdan girer: ne alınacak, kaç adet, tahmini tutar, tedarikçi, gerekçe.
2. Talep bir SharePoint listesine kaydedilir ve durumu "Onay bekliyor" olur.
3. Akış tutara bakar ve onaycıyı belirler.
4. Onaycıya Teams'te ve e-postada onay kartı gider; kart üzerinden onaylar veya yorumla reddeder.
5. Sonuç talep edene bildirilir, listedeki durum güncellenir ve onaylayan kişi ile tarih kaydedilir.
6. Onaylanan talepler satın alma sorumlusuna iletilir.

1. Onay kurallarını yazıya dökün

Akışı kurmadan önce kimin hangi tutarı onaylayacağını netleştirin. Örnek bir kural tablosu:

Tutar	Onaycı
Belirlediğiniz alt sınırın altında	Departman yöneticisi
Alt ve üst sınır arasında	Departman yöneticisi, ardından finans
Üst sınırın üzerinde	Departman yöneticisi, finans ve genel müdür

Sınır tutarlarını akışın içine yazmak yerine ayrı bir "Onay kuralları" listesinde tutun. Sınırlar değiştiğinde akışı açmadan listeyi güncellemek yeterli olur.

2. SharePoint listesini oluşturun

Satın alma talepleri için bir liste açın ve şu sütunları ekleyin:

• Talep eden (kişi), Departman (seçim)
• Ürün veya hizmet, Adet, Tahmini tutar (para birimi)
• Tedarikçi, Gerekçe, Teklif dosyası (ek)
• Durum (Onay bekliyor, Onaylandı, Reddedildi, Sipariş verildi)
• Onaylayan, Onay tarihi, Onay notu

Formu Microsoft Forms ile ya da doğrudan SharePoint listesinin kendi formuyla alabilirsiniz. Teklif dosyası eklenecekse liste formu daha pratiktir.

3. Akışı kurun

Power Automate'te "Öğe oluşturulduğunda" tetikleyicisiyle başlayan bir bulut akışı oluşturun ve şu adımları ekleyin:

1. Onaycıyı bulun: Talep edenin yöneticisini Microsoft 365 profilinden alın. Profillerde yönetici alanı boşsa bu adım çalışmaz; önce kullanıcı profillerini kontrol edin.
2. Tutarı karşılaştırın: "Koşul" adımıyla tutarı onay kuralları listesindeki sınırlarla karşılaştırın.
3. Onay isteyin: "Onay başlat ve bekle" adımında onay türünü seçin. Birden fazla kişinin sırayla onaylaması gerekiyorsa her onaycı için ayrı adım ekleyin; bir kişi reddederse akış sonraki onaycıya geçmeden durur.
4. Sonucu kaydedin: Listede durum, onaylayan ve tarih alanlarını güncelleyin.
5. Bildirin: Talep edene sonucu ve onay notunu e-postayla veya Teams mesajıyla gönderin.

4. İstisnaları planlayın

Akışların çoğu ilk haftada istisnalar yüzünden takılır. Baştan karar verilmesi gerekenler:

• Onaycı izindeyse: Belirli bir süre cevap gelmezse talep vekil onaycıya veya finansa yönlendirilir.
• Talep edenin kendisi yöneticiyse: Onay bir üst kademeye gider.
• Tutar sonradan değişirse: Talep düzenlendiğinde onay yeniden başlar.
• Acil talepler: Ayrı bir "acil" alanı ile onaycıya ek hatırlatma gönderilir.

Bekleme süresi ve vekil onaycı yapısı, izin onay akışı rehberimizdeki yapıyla aynı mantıkta kurulur.

5. Kimin neyi göreceğini belirleyin

Satın alma listesinde tedarikçi fiyatları ve teklifler bulunur. Listeyi herkese açmak yerine çalışanların yalnızca kendi taleplerini görmesini, finans ve satın alma ekibinin tüm talepleri görmesini sağlayın. Listeye erişimi sınırladıktan sonra akışın hangi hesapla çalıştığını da kontrol edin; akışı kuran kişi ayrıldığında ne olacağı akış sahipliği yazımızda anlatılıyor.

Kurulumdan sonra ne kazanılır?

• Her talebin durumu tek listede görünür; "talebim nerede?" sorusu azalır.
• Kimin hangi tutarı ne zaman onayladığı kayıt altındadır; denetimde e-posta aramak gerekmez.
• Onaylar Teams'ten tek tıkla verilir; yöneticinin bilgisayar başında olması gerekmez.
• Aylık satın alma toplamları departmana göre listeden raporlanabilir.

Bu akışı kendi onay kurallarınıza göre birlikte kurmak isterseniz Power Platform otomasyon sayfamızdan sürecinizi anlatın. Satın alma onayı, pilot olarak en sık başladığımız süreçlerden biridir.