Bir sabah muhasebe ekibi fatura onaylarının birkaç gündür gelmediğini fark eder. Sebep çoğunlukla aynıdır: akışı kuran çalışan şirketten ayrılmış, hesabı kapatılmış ve akış onunla birlikte durmuştur. Power Automate akışları kişisel hesaplara bağlı kurulduğu için bu durum Microsoft 365 kullanan şirketlerde sık yaşanır. Bu yazıda neden olduğunu ve nasıl önleneceğini anlatıyoruz.
Akışlar neden kişiye bağlıdır?
Bir akış iki şeye bağlıdır:
- Sahip: Akışı oluşturan ve düzenleyebilen kişi. Varsayılan olarak tek sahip akışı kuran kişidir.
- Bağlantılar: Akışın SharePoint'e, Outlook'a veya Teams'e erişirken kullandığı hesap. Akış e-posta gönderdiğinde, bu e-posta bağlantının ait olduğu hesaptan gider.
Çalışanın hesabı silindiğinde veya lisansı kaldırıldığında, o hesapla kurulan bağlantılar çalışmaz hale gelir ve akış hata vermeye başlar. Akış "Akışlarım" altında durduğu için başka kimse bunu fark etmez.
Ayrılıştan önce yapılacaklar
Çalışanın son iş gününden önce şu adımları izleyin:
- Akışlarını listeleyin: Power Platform yönetim merkezinde ortam yöneticisi, ortamdaki akışları ve sahiplerini görebilir. Ayrılan kişiye ait akışları çıkarın.
- Hangilerinin kullanıldığına bakın: Her akışın çalışma geçmişi son çalışma tarihini gösterir. Uzun süredir çalışmayan akışlar kapatılabilir.
- Yeni sahip ekleyin: Kullanılan akışlara süreçten sorumlu bir kişiyi ortak sahip olarak ekleyin.
- Bağlantıları değiştirin: Akışı düzenleyip ayrılan kişinin bağlantılarını yeni sahibin veya şirketin belirlediği bir hesabın bağlantısıyla değiştirin.
- Test edin: Akışı bir kez çalıştırın ve e-postaların ve onayların doğru hesaptan gittiğini kontrol edin.
Bu adımları çalışan çıkış sürecinize eklemek en kolay yoldur. Hesap kapatma, dosya devri ve diğer adımlar için işten ayrılan çalışan BT kontrol listemize bakabilirsiniz.
Baştan doğru kurmak
Sorunu yaşamamanın yolu, şirket süreçlerini kişisel akış olarak kurmamaktır:
- Her akışa en az iki sahip: Biri süreci kuran kişi, diğeri süreçten sorumlu yönetici.
- Kişiye değil göreve ait hesap: Bildirimler bir kişinin adıyla değil, süreç için belirlenen bir hesaptan gitsin. Bu hesabın da Microsoft 365 lisansı olması ve bağlandığı sistemlere erişmesi gerekir.
- Çözümler (Solutions) içinde kurulum: Birden fazla akıştan oluşan süreçler bir çözüm içinde toplanırsa birlikte taşınır ve yönetilir.
- Hata bildirimi: Akış hata verdiğinde sahibine ve sorumluya otomatik e-posta gitsin.
- Yazılı envanter: Hangi akışın ne yaptığı, kime ait olduğu ve neye bağlandığı tek bir listede tutulsun.
Uzun süre çalışmayan akışlar
Microsoft 365 lisansıyla çalışan ve uzun süre hiç tetiklenmeyen akışlar Microsoft tarafından kapatılabilir; akış sahibine bu konuda önceden e-posta gönderilir. Yılda birkaç kez çalışan bir süreç (örneğin yıl sonu izin hatırlatması) bu yüzden beklenen gün çalışmayabilir. Seyrek çalışan akışları envanterde işaretleyin ve ihtiyaç zamanından önce kontrol edin.
Akış envanteri için örnek tablo
| Alan | Örnek |
|---|
| Akış adı | Satın alma onayı |
| Ne yapar | Talebi tutara göre onaya gönderir, sonucu listeye yazar |
| Sahipler | Satın alma sorumlusu, finans müdürü |
| Bağlantılar | SharePoint, Teams, Outlook (süreç hesabı) |
| Ne sıklıkla çalışır | Haftada birkaç kez |
| Hata olursa kime haber gider | Satın alma sorumlusu |
Satın alma akışının kurulumunu tutara göre satın alma onay akışı yazımızda anlattık. Mevcut akışlarınızın envanterini çıkarmak ve sahipliğini düzenlemek için Power Platform otomasyon sayfamızdan görüşme isteyebilirsiniz.
Bu süreci sizin için kuralım
Rehberdeki akışı kendi şirketinize uyarlamak zaman alıyorsa, tek bir süreçle pilot yaparak başlayabiliriz. Çoğu süreç mevcut Microsoft 365 lisansınızla çalışır.
Sürecinizi anlatın