Şirketlerin çoğunda en az bir kritik süreç bir Excel dosyasında yürür: stok takibi, servis kayıtları, araç teslimleri, numune takibi. Başlangıçta bu iyi bir çözümdür; hızlı kurulur ve herkes Excel kullanmayı bilir. Ancak dosyayı kullanan kişi sayısı arttıkça ve veri sahadan girilmeye başladıkça Excel yetmemeye başlar. Bu yazıda hangi belirtilerde Power Apps uygulamasına geçmenin mantıklı olduğunu ve geçişin nasıl yapıldığını anlatıyoruz.
Excel'in yetmediğini gösteren belirtiler
Aşağıdakilerden üç veya daha fazlası sizin için geçerliyse geçişi düşünme zamanı gelmiştir:
- Aynı dosyayı aynı anda birden fazla kişi düzenliyor ve birinin girdiği satır kayboluyor.
- Biri yanlışlıkla bir sütunu sildiğinde veya formülü bozduğunda fark edilmesi günler sürüyor.
- Saha ekibi telefondan veri giremiyor; bilgiyi ofise dönünce giriyor veya mesajla gönderiyor.
- Herkes tüm satırları görüyor, oysa her kişinin yalnızca kendi kayıtlarını görmesi gerekiyor.
- Fotoğraf eklenmesi gerekiyor ama fotoğraflar mesajlaşma uygulamalarında kalıyor.
- Dosyanın birden fazla kopyası dolaşıyor ve hangisinin güncel olduğu belli değil.
- Bir kayıt girildiğinde birine haber vermek için ayrıca e-posta yazılıyor.
Power Apps ne değiştirir?
| Konu | Excel dosyası | Power Apps uygulaması |
|---|
| Veri girişi | Herkes her hücreye yazabilir | Yalnızca formdaki alanlar doldurulur, zorunlu alanlar boş geçilemez |
| Telefondan kullanım | Küçük ekranda tablo düzenlemek zor | Telefona uygun ekranlar, kamera ve konum kullanımı |
| Kimin neyi göreceği | Dosyayı açan her şeyi görür | Kullanıcıya göre filtrelenmiş liste |
| Kayıt geçmişi | Kimin neyi değiştirdiği zor izlenir | Her kayıtta oluşturan, değiştiren ve tarih tutulur |
| Bildirim | Elle e-posta | Power Automate ile otomatik bildirim veya onay |
Geçiş adımları
1. Veriyi SharePoint listesine taşıyın
Power Apps uygulaması verisini bir yerde tutmalıdır. Microsoft 365 kullanan şirketler için en uygun yer SharePoint listesidir. Excel tablosu SharePoint'e liste olarak aktarılabilir. Aktarmadan önce sütunları sadeleştirin: birleştirilmiş hücreleri açın, her sütunda tek tür veri olsun, tekrar eden metinleri seçim listesine çevirin.
2. Uygulamanın ekranlarını belirleyin
Basit bir takip uygulaması genellikle üç ekrandan oluşur:
- Liste ekranı: Kullanıcının görmesi gereken kayıtlar, arama ve filtreyle.
- Detay ekranı: Bir kaydın tüm bilgileri ve fotoğrafları.
- Form ekranı: Yeni kayıt girme veya mevcut kaydı düzenleme.
Power Apps, SharePoint listesinden bu üç ekranı otomatik oluşturabilir. Oluşan uygulamayı sürecinize göre düzenlemek, sıfırdan yazmaktan çok daha hızlıdır.
3. İzinleri ayarlayın
Uygulama, verinin durduğu SharePoint listesinin izinleriyle çalışır. Kullanıcının uygulamada görmemesi gereken veriye listede de erişimi olmamalıdır. Uygulamada filtre kullanmak tek başına güvenlik sağlamaz.
4. Pilot kullanıcılarla deneyin
Uygulamayı önce dosyayı en çok kullanan 2-3 kişiyle bir iki hafta deneyin. Excel dosyasını bu süre içinde salt okunur bırakın; böylece veri iki yerde birden güncellenmez.
Lisans gerekir mi?
SharePoint listesini kullanan bir Power Apps uygulaması Microsoft 365 iş planlarıyla çalışır. Uygulama SQL veritabanına, Dataverse'e veya özel bir API'ye bağlanacaksa uygulamayı kullanan her kişi için Power Apps Premium veya uygulama başı lisans gerekir. Ayrıntılar Power Automate ve Power Apps lisans rehberimizde.
Excel'in yeterli olduğu durumlar
Her tablo uygulamaya dönüşmemelidir. Tek kişinin kullandığı, hesaplama ve analiz ağırlıklı dosyalar Excel'de kalmalıdır. Bütçe modeli, fiyat hesaplama tablosu ve dönemsel raporlar bunlara örnektir. Power Apps veri girişi ve takip için, Excel hesaplama ve analiz için daha uygundur.
Sektörlere göre örnekler
Farklı sektörlerde Excel'den uygulamaya geçişin nasıl göründüğünü görmek için depo yönetimi, HACCP formları ve saha bakım ekipleri için hazırladığımız Power Apps rehberlerine bakabilirsiniz. Kendi tablonuzu birlikte değerlendirmek isterseniz Power Platform otomasyon sayfamızdan görüşme isteyin.
Bu süreci sizin için kuralım
Rehberdeki akışı kendi şirketinize uyarlamak zaman alıyorsa, tek bir süreçle pilot yaparak başlayabiliriz. Çoğu süreç mevcut Microsoft 365 lisansınızla çalışır.
Sürecinizi anlatın