Yeni çalışanın ilk günü çoğu zaman bilgisayarın kurulmasını, e-postanın açılmasını ve şifrelerin denenmesini beklemekle geçer. Bu hem çalışan hem yöneticisi için kayıp bir gündür. Aşağıdaki liste, işe başlangıçtan önce BT tarafında yapılması gerekenleri sırayla toplar. Microsoft 365 kullanan 5-100 kişilik şirketler için hazırlandı.
Başlangıçtan en az 3 iş günü önce: bilgi toplama
İnsan kaynakları veya yönetici şu bilgileri BT sorumlusuna iletmeli:
- Ad soyad, unvan, departman ve başlangıç tarihi
- Yöneticisinin adı
- Masa başında mı, sahada mı çalışacak? Dizüstü mü, masaüstü mü gerekiyor?
- Hangi ortak klasörlere, Teams ekiplerine ve paylaşılan posta kutularına erişmesi gerekiyor?
- Muhasebe, ERP veya CRM gibi programlara erişim gerekiyor mu?
Bu bilgileri her seferinde e-postayla sormak yerine kısa bir form kullanmak işi hızlandırır.
Microsoft 365 hesabı
- Kullanıcıyı oluşturun: Ad soyad, unvan, departman ve yönetici bilgisi doğru girilsin. Bu bilgiler Outlook adres defterinde ve Teams'de görünür.
- Lisansı atayın: Çalışanın ihtiyacına uygun plan seçilsin. Örneğin masaüstü Office gerekmeyen bir çalışana daha üst bir plan atamak her ay boşa ödeme demektir. Boştaki lisansları kontrol etmek için lisans optimizasyon hesaplayıcımızı kullanabilirsiniz.
- Gruplara ekleyin: Departman e-posta grupları, Teams ekipleri, SharePoint siteleri ve paylaşılan posta kutuları.
- Geçici şifre belirleyin: İlk girişte değiştirilmesi zorunlu olsun. Şifreyi e-postayla değil, ayrı bir kanaldan (telefon veya yüz yüze) iletin.
- MFA'yı hazırlayın: Çalışan ilk girişte çok faktörlü doğrulamayı telefonuna tanımlayacak. Bu adımın ilk gün yapılacağını çalışana önceden söyleyin. Kurulum adımları için MFA rehberimize bakabilirsiniz.
Bilgisayar hazırlığı
- Windows güncel olsun: Tüm güncellemeler yüklensin. Windows 10 desteği 14 Ekim 2025'te sona erdiği için yeni cihazlarda Windows 11 kullanılmalı.
- Şirket hesabıyla oturum: Bilgisayar şirketin Microsoft hesabına (Entra ID) bağlanırsa şifre sıfırlama, disk şifreleme anahtarının saklanması ve uzaktan yönetim kolaylaşır.
- Disk şifreleme: Dizüstü bilgisayarlarda BitLocker açık olsun. Kurtarma anahtarı kayıt altında tutulsun.
- Yazılımlar: Office uygulamaları, Teams, tarayıcı, PDF okuyucu ve işe özel programlar kurulsun.
- OneDrive: Masaüstü ve Belgeler klasörleri OneDrive'a bağlansın. Böylece bilgisayar arızalandığında dosyalar kaybolmaz. Ayrıntılar OneDrive yedekleme rehberimizde.
- Yerel yönetici yetkisi: Çalışanın günlük hesabı yönetici yetkisine sahip olmasın. Bu tek ayar, zararlı yazılımların büyük kısmının bilgisayara kurulmasını engeller.
Microsoft Intune kullanan şirketlerde bu adımların çoğu otomatikleşir: bilgisayar kutusundan çıktığında şirket hesabıyla açılır, ayarlar ve programlar kendiliğinden yüklenir. Intune hakkında bilgi için Intune rehberimize bakabilirsiniz.
Ofis ve diğer erişimler
- Yazıcı tanımlaması ve test çıktısı
- Ofis Wi-Fi bağlantısı (misafir ağına değil, çalışan ağına)
- Muhasebe, ERP veya CRM programında kullanıcı açılması (bu adım genelde programın yöneticisi tarafından yapılır)
- Kartlı giriş, telefon dahili numarası gibi ofis erişimleri
İlk gün
- Çalışan şifresini değiştirir ve MFA'yı telefonuna tanımlar.
- Outlook, Teams ve OneDrive'ın açıldığı kontrol edilir.
- Ortak klasörlere ve gerekli programlara erişim denenir.
- BT talebinin nereden açılacağı çalışana anlatılır.
- Şirketin temel kuralları kısaca anlatılır: şifre paylaşılmaz, şüpheli e-postalar bildirilir, dosyalar kişisel bulut hesaplarına kaydedilmez.
Yazdırılabilir kontrol listesi
| Adım | Sorumlu | Ne zaman |
|---|
| Çalışan bilgileri ve erişim ihtiyaçları iletildi | İK / yönetici | 3 iş günü önce |
| Microsoft 365 kullanıcısı ve lisansı oluşturuldu | BT | 2 iş günü önce |
| Gruplar, Teams ekipleri, ortak klasörler eklendi | BT | 2 iş günü önce |
| Bilgisayar güncellendi, şifrelendi, yazılımlar kuruldu | BT | 1 iş günü önce |
| Yazıcı ve Wi-Fi tanımlandı | BT | 1 iş günü önce |
| Program erişimleri açıldı | Program yöneticisi | 1 iş günü önce |
| Şifre değişimi ve MFA tamamlandı | Çalışan + BT | İlk gün |
İşin tersi, yani çalışan ayrılırken yapılması gerekenler için işten ayrılan çalışan kontrol listemize bakabilirsiniz. Bu işleri sizin yerinize yürütmemizi isterseniz Yönetilen BT hizmeti sayfamızı inceleyin.
BT işlerinizi biz üstlenelim
Bilgisayar, e-posta, yazıcı ve ağ sorunları için tek bir numaranız olur. Destek uzaktan verilir; İstanbul içinde gerektiğinde ofisinize geliriz. Kapsam ve fiyat görüşmeden sonra yazılı olarak verilir.
Ücretsiz BT durum görüşmesi isteyin