Ofisteki dosya sunucusunu SharePoint'e taşımanın en hızlı yolu her şeyi olduğu gibi kopyalamaktır. Bu yöntem genelde birkaç hafta içinde şikayetle sonuçlanır: dosyalar bulunamaz, eşitleme takılır, yanlış kişiler yanlış klasörleri görür. Bu yazıda taşımadan önce yapılması gereken planlamayı sırasıyla anlatıyoruz. Intranet kurulumunun genel adımları için SharePoint intranet rehberimize bakabilirsiniz.
1. Envanter: ne var, kim kullanıyor?
Her ana klasör için şu bilgileri çıkarın:
- Toplam boyut ve dosya sayısı
- Son değiştirilme tarihi; yıllardır açılmamış klasörler
- Hangi departmanın kullandığı
- Kimin erişimi olduğu
Bu tablo hem taşıma süresini tahmin etmeyi hem de neyin taşınmayacağına karar vermeyi sağlar.
2. Ayıklama: her şeyi taşımayın
Yıllardır açılmamış dosyalar, aynı dosyanın onlarca kopyası ve eski çalışanların kişisel klasörleri yeni sisteme taşınmak zorunda değildir. Üç seçenek vardır:
- Taşı: Aktif kullanılan dosyalar.
- Arşivle: Saklanması gereken ama kullanılmayan dosyalar; ayrı bir arşiv sitesine taşınabilir.
- Sil: Kopyalar ve gereksiz dosyalar; saklama yükümlülüğü yoksa.
Yasal saklama süresi olan belgeler için karar vermeden önce mali müşavirinize veya hukuk danışmanınıza danışın.
3. Klasörleri sitelere eşleyin
Ağ sürücüsündeki tek bir büyük klasör ağacı, SharePoint'te departman siteleri ve doküman kütüphaneleri olarak bölünür. Örnek eşleme:
| Ağ sürücüsü | SharePoint |
|---|
| Ortak / Muhasebe | Muhasebe sitesi, Belgeler kütüphanesi |
| Ortak / Satış / Teklifler | Satış sitesi, Teklifler kütüphanesi |
| Ortak / İK / Formlar | Ana sayfa, Formlar kütüphanesi (herkes okur) |
| Kişisel / ad.soyad | Çalışanın kendi OneDrive'ı |
Kişisel klasörler SharePoint'e değil, her çalışanın OneDrive'ına gider. Hangi dosyanın nereye ait olduğu için SharePoint ve OneDrive karşılaştırmamıza bakabilirsiniz.
4. İzinleri sadeleştirin
Dosya sunucularında yıllar içinde kişiye özel izinler birikir: bir klasöre tek bir kişi eklenmiş, bir alt klasör herkese kapatılmış. Bu izinler olduğu gibi taşınırsa yönetilemez hale gelir. Taşımadan önce:
- Her departman için bir grup oluşturun.
- Siteye ve kütüphaneye izni bu gruplar üzerinden verin.
- Kişiye özel izinleri yalnızca gerçekten gerekli olduğu yerde bırakın; örneğin maaş bordroları.
Site izinlerinin nasıl verileceği site izin yönetimi yazımızda anlatılıyor.
5. Teknik sınırları kontrol edin
SharePoint'in bazı sınırları dosya sunucusunda sorun olmayan dosyaları etkileyebilir:
- Yol uzunluğu: Klasör adları ve dosya adı dahil tam yol 400 karakteri geçemez. Derin klasör ağaçlarında bu sınır aşılabilir; taşımadan önce kısaltın.
- Geçersiz karakterler: Dosya ve klasör adlarında
" * : < > ? / \ | karakterleri kullanılamaz.
- Dosya boyutu: Tek dosya en fazla 250 GB olabilir.
- Liste görünümü eşiği: Bir kütüphane görünümünde 5.000'den fazla öğe aynı anda listelenirken sorun çıkabilir. Çok büyük klasörleri birkaç kütüphaneye bölün.
- Eşitleme: Microsoft, bir bilgisayarda OneDrive ile eşitlenen toplam dosya sayısının 300.000'i geçmemesini önerir. Her çalışanın her kütüphaneyi eşitlemesi gerekmez.
Depolama alanı kiracı başına 1 TB ve lisanslı kullanıcı başına 10 GB'tır. Toplam boyut bunu aşıyorsa depolama yazımıza bakın.
6. Taşıma aracı
Ağ sürücüsünden taşıma Microsoft'un ücretsiz SharePoint Migration Tool (SPMT) aracıyla yapılır. Araç dosyaların tarihlerini korur ve hangi dosyanın taşınamadığını raporlar. Google Drive, Dropbox ve Box'tan taşıma için Microsoft 365 yönetim merkezindeki Migration Manager kullanılır.
7. Taşıma günü
- Ön taşıma: Dosyaların büyük kısmı birkaç gün önce taşınır.
- Salt okuma: Taşıma günü dosya sunucusu salt okunur yapılır; kimse eski yerde çalışmaya devam etmez.
- Son fark: Ön taşımadan sonra değişen dosyalar tekrar taşınır.
- Kontrol: Her departmandan bir kişi kendi dosyalarını kontrol eder.
- Bağlantılar: Eşlenmiş ağ sürücüleri kaldırılır; çalışanlara kütüphaneleri OneDrive'a nasıl ekleyeceği gösterilir.
Eski dosya sunucusunu hemen kapatmayın; bir süre salt okunur olarak bekletin.
Kontrol listesi
| Adım | Durum |
|---|
| Klasör envanteri çıkarıldı | |
| Taşı / arşivle / sil kararları verildi | |
| Klasör ve site eşleme tablosu onaylandı | |
| Departman grupları oluşturuldu, izinler gruplara verildi | |
| Uzun yollar ve geçersiz karakterler düzeltildi | |
| Ön taşıma yapıldı | |
| Taşıma günü: salt okuma, son fark, kontrol | |
| Eşlenmiş sürücüler kaldırıldı, çalışanlar bilgilendirildi | |
Taşımayı sizin için planlayıp yapmamızı isterseniz SharePoint intranet kurulum sayfamızı inceleyin.
Şirket portalınızı birlikte kuralım
Dosyalarınızı ağ sürücüsünden veya Google Drive'dan SharePoint'e taşıyıp departman izinlerini düzenliyoruz. Microsoft 365 iş planlarında ek lisans gerekmez.
Dosya düzeninizi birlikte çıkaralım