Çalışanlar her hafta "izin formu nerede?" diye soruyorsa, duyurular mesajlaşma gruplarında kayboluyorsa ve dosyalar ağ sürücüsünde, e-posta eklerinde ve kişisel bilgisayarlarda dağınık duruyorsa bir şirket intranetine ihtiyacınız var demektir. Microsoft 365 kullanan şirketlerde bu portal SharePoint ile kurulur. Bu rehberde intranetin nasıl kurulacağını sırasıyla anlatıyoruz.
Intranet nedir?
Intranet, yalnızca şirket çalışanlarının erişebildiği bir iç web sitesidir. Duyurular, şirket politikaları, formlar, departman sayfaları ve doküman kütüphaneleri tek bir adreste toplanır. SharePoint'te kurulan bir intranete çalışanlar Microsoft 365 hesaplarıyla girer; ayrı bir şifre gerekmez.
Ek lisans gerekir mi?
SharePoint Online, Microsoft 365 Business Basic, Business Standard ve Business Premium planlarına dahildir. Temel bir şirket portalı, departman siteleri ve doküman kütüphaneleri için ek lisans gerekmez. Depolama alanı kiracı başına 1 TB ve lisanslı kullanıcı başına 10 GB olarak hesaplanır. Alan dolmak üzereyse ek alan almadan önce bu kontrollere bakın.
Site yapısı
SharePoint'te iki temel site türü vardır ve intranet ikisinin birlikte kullanılmasıyla kurulur:
| Site türü | Ne için | Örnek |
|---|
| İletişim sitesi | Herkesin okuduğu, az kişinin yazdığı içerik | Şirket ana sayfası, İK portalı, kalite el kitabı |
| Ekip sitesi | Bir ekibin birlikte çalıştığı dosyalar | Muhasebe, satış, üretim kütüphaneleri |
Her Teams ekibinin arkasında bir ekip sitesi vardır. Departman dosyaları ekip sitesinde durur ve Teams kanalında açılır; dosyalar iki ayrı yerde tutulmaz. Ana sayfa olarak kullanılan iletişim sitesi, departman sitelerini tek bir menü altında toplayan merkez (hub) site olarak ayarlanabilir.
Kurulum adımları
1. Keşif ve envanter
Dosyaların nerede durduğu, ne kadar yer kapladığı ve hangi departmanın neyi kullandığı çıkarılır. Ağ sürücüsü, Google Drive, Dropbox ve çalışanların bilgisayarları ayrı ayrı listelenir.
2. Bilgi mimarisi
Hangi departmanın hangi siteyi kullanacağı, ana sayfada neler olacağı ve kimin neyi göreceği yazılı olarak belirlenir. Bu belge kurulumdan önce onaylanmalıdır; sonradan değiştirmek taşınan dosyaların yerini değiştirmek anlamına gelir. Ana sayfada nelerin olması gerektiğini ana sayfa bölümleri yazımızda anlattık.
3. İzinler
İzinler kişi kişi değil gruplar üzerinden verilir. Her sitede üç temel rol vardır: sahip, üye ve ziyaretçi. Örneğin muhasebe sitesinde muhasebe ekibi üye, yöneticiler ziyaretçi olur. Ayrıntılar site izin yönetimi yazımızda.
4. Kurulum
Ana sayfa, departman siteleri ve doküman kütüphaneleri kurulur. Kütüphanelerde sürüm geçmişi açık olur; yanlışlıkla değişen bir dosya eski haline döndürülebilir. Kütüphane ayarları için doküman kütüphanesi yazımıza bakabilirsiniz.
5. Dosya taşıma
Ağ sürücüsündeki klasör yapısı olduğu gibi taşınmaz. Önce hangi klasörün hangi siteye gideceği belirlenir, eski ve kullanılmayan dosyalar ayıklanır. Ağ sürücüsünden taşıma SharePoint Migration Tool ile, Google Drive ve Dropbox'tan taşıma Migration Manager ile yapılır. Geçiş planı dosya sunucusundan geçiş yazımızda.
6. Eğitim ve teslim
Kullanıcılara dosyaların nerede durduğu ve nasıl paylaşılacağı, site sahiplerine ise içeriğin nasıl güncelleneceği anlatılır. Intranetin kullanılmaya devam etmesi için yapılacaklar kullanımı artırma yazımızda.
Sık yapılan hatalar
- Ağ sürücüsünü olduğu gibi kopyalamak: Yıllar içinde oluşmuş derin klasör yapısı ve kişiye özel izinler buluta da taşınır. Sorunlar çözülmez, yalnızca yer değiştirir.
- Herkese açık bırakmak: Varsayılan ayarlarla oluşturulan sitelerde dosyalar gereğinden geniş bir gruba açık kalabilir. Copilot kullanılacaksa bu daha da önemlidir; Copilot kullanıcının erişebildiği her dosyayı okuyabilir. Ayrıntılar Copilot öncesi izin denetimi yazımızda.
- Sahipsiz sayfalar: Ana sayfadaki her bölümün güncellenmesinden sorumlu bir kişi olmazsa birkaç ay içinde içerik eskir ve çalışanlar portala girmeyi bırakır.
- Dışarıyla paylaşımı düşünmemek: Müşteri veya tedarikçiyle dosya paylaşılacaksa hangi bağlantı türüne izin verileceği baştan belirlenmeli. Bağlantı türleri paylaşım bağlantıları yazımızda.
Kurulum ne kadar sürer?
Süre taşınacak dosya miktarına, departman sayısına ve dosyaların dağınıklığına bağlıdır. En çok zaman alan iş genelde teknik kurulum değil, bilgi mimarisinin ve izinlerin netleştirilmesidir. Bu yüzden keşif adımı aceleye getirilmemelidir.
Kontrol listesi
| Adım | Durum |
|---|
| Dosya envanteri çıkarıldı (nerede, ne kadar, kim kullanıyor) | |
| Site yapısı ve ana sayfa içeriği yazılı olarak onaylandı | |
| Departman grupları ve site izinleri belirlendi | |
| Ana sayfa ve departman siteleri kuruldu | |
| Dosyalar ayıklandı ve taşındı, taşınanlar kontrol edildi | |
| Dış paylaşım kuralları belirlendi | |
| Kullanıcı ve site sahibi eğitimi verildi | |
| Her bölüm için içerik sorumlusu atandı | |
SharePoint mi OneDrive mı sorusu için karşılaştırma yazımıza, kalite dokümanları için ISO doküman yönetimi yazımıza bakabilirsiniz. Intraneti sizin için kurmamızı isterseniz SharePoint intranet kurulum sayfamızı inceleyin.
Şirket portalınızı birlikte kuralım
Dosyalarınızı ağ sürücüsünden veya Google Drive'dan SharePoint'e taşıyıp departman izinlerini düzenliyoruz. Microsoft 365 iş planlarında ek lisans gerekmez.
Dosya düzeninizi birlikte çıkaralım