Power Automate, Microsoft 365 kullanan her şirketin elinde zaten olan bir araç. Bir form doldurulduğunda e-posta gönderen ya da bir dosya yüklendiğinde Teams'e mesaj atan bir akışı, biraz merakı olan bir çalışan bir öğleden sonra kurabilir. Sorun, bu ilk akışlardan sonra başlar: onay zinciri uzar, akış bir kişinin hesabına bağlı kalır, kimse nasıl çalıştığını bilmez. Bu yazıda hangi işleri kendiniz yapabileceğinizi ve hangi noktada destek almanın zaman kazandırdığını anlatıyoruz.
Hangi işler otomatikleşmeye uygundur?
Bir işin otomatikleşmeye uygun olup olmadığını üç soruyla anlayabilirsiniz:
- Her seferinde aynı adımlar mı izleniyor? Talep gelir, biri onaylar, sonuç bildirilir. Adımlar kişiye göre değişiyorsa önce süreci yazıya dökmek gerekir.
- Veri dijital bir yerde mi duruyor? Form, e-posta, Excel, SharePoint listesi. Kağıtta duran bir süreç önce forma taşınır.
- Ayda en az birkaç kez tekrarlanıyor mu? Yılda iki kez yapılan bir iş için akış kurmak, işi elle yapmaktan uzun sürer.
Üç sorunun cevabı da evetse iş büyük ihtimalle otomatikleşir. Tipik örnekler: izin talebi, satın alma onayı, fatura onayı, yeni çalışan hazırlığı, saha formları ve haftalık rapor gönderimi. Somut örnekler için KOBİ'ler için 5 pratik otomasyon örneği ve 7 iş akışı senaryosu yazılarımıza bakabilirsiniz.
Kendiniz kurabileceğiniz akışlar
Aşağıdaki türden akışlar Power Automate'in hazır şablonlarıyla kurulabilir ve bir şey ters giderse etkisi küçük kalır:
- Bir Microsoft Forms yanıtı geldiğinde ilgili kişiye e-posta gönderme
- SharePoint klasörüne dosya yüklendiğinde Teams kanalına bildirim atma
- Belirli bir göndericiden gelen e-posta eklerini OneDrive klasörüne kaydetme
- Her pazartesi bir hatırlatma mesajı gönderme
- Tek adımlı bir onay: talep gelir, tek bir yönetici onaylar veya reddeder
Bu akışlar tek bir kişiyi ilgilendirir, tek bir sisteme bağlanır ve bozulduğunda iş durmaz. Kendiniz kurup denemeniz hem aracı tanımanızı sağlar hem de sonraki süreçleri tarif etmenizi kolaylaştırır.
Destek almanın zaman kazandırdığı durumlar
Aşağıdaki durumlardan biri varsa akışı kurmadan önce bir uzmanla konuşmak, sonradan yeniden yazmaktan ucuza gelir:
| Durum | Neden zorlaşır |
|---|
| Onay tutara veya departmana göre farklı kişiye gidiyor | Koşullar arttıkça akış dallanır; bir koşul unutulursa talep yanlış kişide bekler. |
| Birden fazla departman aynı süreci kullanıyor | Kimin neyi göreceği, kimin akışı düzenleyeceği baştan belirlenmezse izinler karışır. |
| Süreç muhasebe programı, SQL veritabanı veya başka bir sisteme bağlanacak | Ek lisans gerekebilir; bağlantının güvenli kurulması gerekir. |
| Kişisel veri işleniyor (izin, sağlık raporu, maaş) | Listeye kimin erişeceği ve verinin nereye taşınabileceği KVKK açısından sınırlanmalıdır. |
| Akış kesintisiz çalışmalı | Hata olduğunda kime haber gideceği ve akışın kimin hesabıyla çalışacağı planlanmalıdır. |
Son madde en çok gözden kaçanıdır. Akışı kuran kişi şirketten ayrıldığında akışların durabildiğini akış sahibi ayrılınca ne olur yazımızda ayrıntılı anlattık.
Lisans sorusu
Danışman ihtiyacını en çok belirleyen konulardan biri lisanstır. SharePoint, Outlook, Teams, OneDrive ve Excel Online ile çalışan akışlar Microsoft 365 iş planınızla kullanılabilir. Süreç SQL veritabanına, özel bir API'ye veya Dataverse'e bağlanacaksa Power Automate Premium ya da Power Apps Premium gerekir. Hangi bağlayıcının hangi lisansı gerektirdiğini Power Automate lisans rehberimizde tablo halinde topladık.
Bir danışmandan ne beklemelisiniz?
İyi bir Power Platform çalışması akışı kurmakla bitmez. Beklemeniz gerekenler:
- Süreç keşfi: Kim başlatıyor, kim onaylıyor, veri nerede duruyor, istisnalar neler.
- Tek süreçle pilot: En çok zaman kaybettiren süreç önce kurulur ve gerçek kullanıcılarla birkaç hafta denenir.
- Sizin ortamınızda kurulum: Akışlar sizin Microsoft 365 kiracınızda ve sizin hesaplarınız altında durur; veriler dışarı taşınmaz.
- Belgeleme ve eğitim: Akışın ne yaptığı, hata olduğunda nereye bakılacağı ve kimin düzenleyeceği yazılı olarak teslim edilir.
- Gereksiz lisans önerilmemesi: Süreç standart bağlayıcılarla çözülebiliyorsa Premium lisans önerilmez.
Başlamadan önce hazırlayabileceğiniz bilgiler
- Sürecin bugün nasıl yürüdüğü: e-posta, Excel, kağıt form veya başka bir program
- Süreci kaç kişinin kullanacağı ve kimlerin onay vereceği
- Ayda kaç kez tekrarlandığı
- Verinin tutulduğu yer ve başka bir sisteme aktarılıp aktarılmadığı
- Bugün en çok nerede beklendiği veya hata yapıldığı
Bu bilgilerle süreç formumuzu doldurursanız keşif görüşmesine doğrudan sürecinizle başlarız. Kapsam netleştiğinde fiyat yazılı olarak verilir.
Bu süreci sizin için kuralım
Rehberdeki akışı kendi şirketinize uyarlamak zaman alıyorsa, tek bir süreçle pilot yaparak başlayabiliriz. Çoğu süreç mevcut Microsoft 365 lisansınızla çalışır.
Sürecinizi anlatın