Birçok şirket intraneti ilk ay ilgi görür, üçüncü ayda unutulur. Sebep genelde teknik değildir: içerik güncellenmez, çalışanlar aradığını bulamaz ve alışkanlıklar eski kanallara döner. Aşağıdaki 7 yöntem intranetin günlük işin bir parçası olarak kalmasını sağlar. Kurulum adımları için SharePoint intranet rehberimize bakabilirsiniz.
1. Her bölümün bir sahibi olsun
Ana sayfadaki her bölümün güncellenmesinden sorumlu bir kişi atanmalı ve bu kişinin adı bölüm sayfasında görünmeli. Sahibi olmayan içerik eskir. Hangi bölümün kimde olacağı için ana sayfa bölümleri yazımıza bakabilirsiniz.
2. Intraneti Teams'e ekleyin
Çalışanların çoğu gün boyunca Teams'te çalışır. Intranet ana sayfası Teams'e bir uygulama olarak eklenebilir ve departman siteleri ilgili kanallarda sekme olarak açılabilir. Böylece çalışan portala girmek için ayrı bir adres hatırlamak zorunda kalmaz.
3. Tarayıcı açılış sayfası yapın
Şirket bilgisayarlarında tarayıcının açılış sayfası intranet olarak ayarlanabilir. Intune kullanan şirketlerde bu ayar tüm bilgisayarlara merkezden dağıtılır. Bu basit ayar intranetin her gün en az bir kez görülmesini sağlar.
4. Bilgiyi tek yerde yayınlayın
Bir duyuru hem e-postayla hem mesajlaşma grubunda hem intranette yayınlanırsa çalışanlar intranete girmeye gerek duymaz. Kalıcı bilgiler (politikalar, formlar, prosedürler) yalnızca intranette yayınlanmalı; e-posta veya Teams mesajı yalnızca o sayfaya bağlantı vermelidir.
5. Aramayı çalışır hale getirin
Çalışanlar menüde dolaşmak yerine arar. Aramanın iyi sonuç vermesi için:
- Dosya ve sayfa adları anlaşılır olsun; "son_v3_yeni.docx" yerine "Masraf Formu 2026".
- Sık aranan kelimeler için Microsoft Search'te yer işaretleri tanımlansın; örneğin "izin" araması doğrudan izin formuna gitsin.
- Aynı belgenin birden fazla kopyası tutulmasın.
6. Kullanımı ölçün
SharePoint'te her sitenin kullanım raporu vardır: kaç kişinin ziyaret ettiği, hangi sayfaların en çok açıldığı ve hangi dosyaların görüntülendiği. Ayda bir bu rapora bakın:
- Hiç açılmayan bölümler kaldırılabilir veya değiştirilebilir.
- En çok açılan sayfalar ana sayfada daha görünür bir yere taşınabilir.
- Ziyaret sayısı düşen bir departman sitesinin sahibiyle konuşulabilir.
7. Eski içeriği temizleyin
Güncelliğini yitirmiş bir form veya eski bir prosedür, intranete olan güveni azaltır. Altı ayda bir eski içerik gözden geçirilmeli; kullanılmayan siteler arşivlenmeli. Site yaşam döngüsü ve arşivleme için site arşivleme yazımıza bakabilirsiniz.
Başarıyı neyle ölçebilirsiniz?
| Gösterge | Nereden bakılır |
|---|
| Aylık ziyaret eden kişi sayısı | Site kullanım raporu |
| En çok açılan sayfalar ve dosyalar | Site kullanım raporu |
| "Belge nerede?" sorularının azalması | İK ve BT'ye gelen talepler |
| E-postayla gönderilen form sayısının azalması | Departman geri bildirimi |
| Son 6 ayda güncellenmemiş sayfa sayısı | Site içeriği gözden geçirme |
Üç aylık kontrol listesi
- Her bölümün sahibi hâlâ aynı kişi mi, içerik güncel mi?
- Kullanım raporunda hiç açılmayan sayfa var mı?
- Arama sık kullanılan belgeleri doğru buluyor mu?
- Geri bildirim formuna gelenler değerlendirildi mi?
- Kullanılmayan siteler arşivlendi mi?
Intranetinizin kullanımını birlikte gözden geçirmek isterseniz SharePoint intranet kurulum sayfamızdan görüşme isteyin.
Şirket portalınızı birlikte kuralım
Dosyalarınızı ağ sürücüsünden veya Google Drive'dan SharePoint'e taşıyıp departman izinlerini düzenliyoruz. Microsoft 365 iş planlarında ek lisans gerekmez.
Dosya düzeninizi birlikte çıkaralım