Intranet ana sayfası, çalışanların şirketle ilgili bir şey aradıklarında ilk açtıkları yer olmalı. Bu sayfada çok fazla şey olursa aranan bulunmaz; çok az şey olursa kimse açmaz. Aşağıdaki 8 bölüm 20-200 kişilik şirketler için iyi bir başlangıçtır. Kurulumun tamamı için SharePoint intranet kurulum rehberimize bakabilirsiniz.
1. Duyurular ve haberler
Ana sayfanın en üstünde son duyurular durur: yeni bir prosedür, ofis kapanış günü, yeni katılan çalışanlar. SharePoint'te haber olarak yayınlanan duyurular ana sayfada otomatik listelenir ve Teams'te de görüntülenebilir. Mesajlaşma gruplarında kaybolan duyurular burada kalıcı olur.
Sorumlu: İK veya yönetim asistanı. Sıklık: Her hafta en az bir.
2. Hızlı bağlantılar
Çalışanların her gün kullandığı sistemlere giden bağlantılar: e-posta, muhasebe programı portalı, CRM, izin talep formu, BT destek talebi. 6-10 bağlantı yeterlidir; daha fazlası listeyi okunmaz hale getirir.
Sorumlu: BT sorumlusu. Sıklık: Yeni bir sistem eklendiğinde.
3. Departmanlar
Her departmanın kendi sitesine giden bir kutu: muhasebe, satış, üretim, İK gibi. Bu bölüm ana sayfayı departman sitelerine bağlayan menünün görsel karşılığıdır. Kimin hangi departman sitesine erişebileceği site izinleriyle belirlenir; ayrıntılar site izin yönetimi yazımızda.
Sorumlu: Her departman yöneticisi kendi sitesinden. Sıklık: Yapı değiştiğinde.
4. Politikalar ve formlar
İzin, masraf, satın alma ve araç kullanım gibi formların ve şirket politikalarının güncel sürümleri. Bu belgeler bir doküman kütüphanesinde tutulur ve ana sayfada en çok kullanılanlar listelenir. Onaylı dokümanların nasıl yönetileceği için ISO doküman yönetimi yazımıza bakabilirsiniz.
Sorumlu: İK ve kalite. Sıklık: Belge değiştiğinde.
5. Yeni çalışan bölümü
İlk haftasındaki bir çalışanın ihtiyaç duyduğu her şey tek sayfada: yönetmelikler, organizasyon şeması, sık kullanılan formlar, kime ne sorulacağı. Bu bölüm İK'nın her yeni çalışana tekrar tekrar gönderdiği e-postaların yerini alır. BT tarafındaki hazırlık için yeni çalışan BT listemize bakabilirsiniz.
Sorumlu: İK. Sıklık: Üç ayda bir gözden geçirme.
6. Etkinlik takvimi
Toplantılar, eğitimler, resmi tatiller ve şirket etkinlikleri. SharePoint'te bir etkinlik listesi olarak tutulur ve ana sayfada yaklaşan birkaç etkinlik gösterilir.
Sorumlu: Yönetim asistanı. Sıklık: Her ay.
7. Kişi rehberi
Kimin hangi departmanda olduğu, telefonu ve görevi. Bu bilgi Microsoft 365'teki kullanıcı bilgilerinden gelir; unvan ve departman alanlarının doğru doldurulması yeterlidir. Ayrı bir liste tutmaya gerek yoktur.
Sorumlu: BT veya İK, kullanıcı bilgilerini güncel tutarak. Sıklık: Her giriş ve çıkışta.
8. Destek ve geri bildirim
"Bir şey bulamadım" ya da "bu sayfa eski" demek için bir yol. Basit bir form yeterlidir. Gelen geri bildirimler intranetin neyinin eksik olduğunu gösterir.
Sorumlu: Intranet sahibi. Sıklık: Geri bildirimler haftada bir okunur.
Ana sayfada olmaması gerekenler
- Tüm doküman kütüphanesinin uzun bir listesi. Belgeler departman sitelerinde durur; ana sayfada yalnızca en çok kullanılanlar olur.
- Aylardır güncellenmeyen bir haber bölümü. Güncellenmeyecekse hiç koymamak daha iyidir.
- Herkesi ilgilendirmeyen ekip içi içerik.
Özet tablo
| Bölüm | Sorumlu | Güncelleme |
|---|
| Duyurular ve haberler | İK / yönetim | Haftalık |
| Hızlı bağlantılar | BT | Yeni sistemde |
| Departmanlar | Departman yöneticileri | Yapı değişince |
| Politikalar ve formlar | İK / kalite | Belge değişince |
| Yeni çalışan bölümü | İK | Üç ayda bir |
| Etkinlik takvimi | Yönetim asistanı | Aylık |
| Kişi rehberi | BT / İK | Giriş ve çıkışlarda |
| Destek ve geri bildirim | Intranet sahibi | Haftalık okuma |
Ana sayfanın kullanılmaya devam etmesi için kullanımı artırma yazımıza bakın. Ana sayfanızı birlikte tasarlamak isterseniz SharePoint intranet kurulum sayfamızı inceleyin.
Şirket portalınızı birlikte kuralım
Dosyalarınızı ağ sürücüsünden veya Google Drive'dan SharePoint'e taşıyıp departman izinlerini düzenliyoruz. Microsoft 365 iş planlarında ek lisans gerekmez.
Dosya düzeninizi birlikte çıkaralım