25 kişilik bir şirkette BT işleri genelde "bilgisayardan anlayan" bir çalışanın üzerinde kalır. Yeni gelen çalışanın e-postası açılır, yazıcı arızası çözülür, şifresini unutan kişiye yardım edilir. Bu çalışan izne çıktığında ya da işten ayrıldığında hangi şifrenin nerede olduğunu kimse bilmez. Yönetilen BT hizmeti bu işleri yazılı bir sözleşmeyle bir firmaya devretmektir.
Yönetilen BT hizmeti nedir?
Yönetilen BT (managed IT) hizmetinde şirketinizin günlük BT işleri aylık veya yıllık bir sözleşmeyle dış bir ekip tarafından yürütülür. Arıza çıktığında çağrılan bir teknisyenden farkı şudur: ekip sisteminizi önceden tanır, kayıt tutar ve sorun çıkmadan önlem alır. Siz tek bir numarayı ya da e-posta adresini bilirsiniz; talebin kimde olduğunu ve ne zaman çözüleceğini takip edebilirsiniz.
Hangi işleri kapsar?
Kapsam firmadan firmaya değişir, bu yüzden sözleşmede madde madde yazılmalıdır. KOBİ'lerde en sık istenen işler şunlardır:
Microsoft 365 ve e-posta
- Yeni çalışanın hesabının, lisansının ve e-postasının açılması
- Ayrılan çalışanın erişiminin kapatılması ve e-postasının devri
- Şifre ve çok faktörlü doğrulama (MFA) sıfırlama
- Outlook, Teams ve OneDrive sorunları
- Lisans takibi ve yenileme tarihleri
Bilgisayar ve ofis
- Yeni bilgisayarın hazırlanması ve yazılım kurulumu
- Windows güncellemeleri ve Windows sorunları
- Yazıcı tanımlama ve yazdırma sorunları
- Modem, Wi-Fi ve ofis ağı sorunları
- Muhasebe ve ERP programlarının kurulum ve bağlantı sorunları
Neleri kapsamaz?
Kapsam dışı maddeleri önceden bilmek, sonradan çıkan sürpriz faturaları önler. Genelde şunlar ayrı tutulur:
- Projeler: E-posta geçişi, intranet kurulumu, iş akışı otomasyonu gibi işler başı ve sonu belli projelerdir; ayrı teklifle yapılır.
- Üçüncü taraf yazılımların kendisi: Muhasebe programının hataları, lisansı ve muhasebe işlemleri yazılım firmasının desteğindedir. BT ekibi programın kurulumu, ağ bağlantısı ve kullanıcı erişimiyle ilgilenir.
- Yerinde destek: Çoğu iş uzaktan çözülür. Ofise gelinmesi gereken durumlar, hangi şehirlerde ve hangi ücretle yapılacağı sözleşmede ayrıca yazılır.
Kimler için uygun?
Yönetilen BT en çok şu durumdaki şirketlere uyar:
- 1 ile 100 arasında çalışanı olan, tam zamanlı BT personeli bulunmayan şirketler
- BT işlerini işinin yanında yürüten bir çalışanı olan ve bu yükü azaltmak isteyenler
- Bir BT personeli olan ama onun izinde veya yoğun olduğu zamanlar için yedek isteyenler
- Mevcut BT firmasından memnun olmayan ve hizmeti yazılı kurallara bağlamak isteyenler
Tam zamanlı bir BT çalışanı ile yönetilen hizmetin maliyetini karşılaştırmak için bu karşılaştırma yazımıza bakabilirsiniz.
Üç çalışma modeli
| Model | Nasıl çalışır | Kime uyar |
|---|
| Arıza başına destek | Sorun çıkınca teknisyen çağrılır, iş başına ödenir. | Çok az cihazı ve nadiren sorunu olan ofisler |
| Yönetilen BT sözleşmesi | Sabit aylık bedelle tanımlı işler yürütülür, yanıt süresi yazılıdır. | BT personeli olmayan 5-100 kişilik şirketler |
| Şirket içi BT personeli | Tam zamanlı çalışan işe alınır. | Genelde 100 kişinin üzerindeki ya da sahada sürekli destek gereken şirketler |
Arıza başına modelde kimse sisteminizin bütününden sorumlu değildir. Yedeğin alınıp alınmadığı, güncellenmemiş bilgisayarlar ve eski çalışanların açık kalan hesapları ancak bir sorun yaşandığında fark edilir.
Fiyat neye göre belirlenir?
Yönetilen BT fiyatı genelde şu dört kalemden oluşur:
- Kullanıcı ve cihaz sayısı: Destek verilen kişi ve bilgisayar sayısı.
- Kapsam: Yalnızca Microsoft 365 mi, yoksa bilgisayar, yazıcı, ağ ve muhasebe programı desteği de mi?
- Çalışma saatleri ve yanıt süresi: Hafta içi mesai mi, Cumartesi dahil mi, 7/24 mü?
- Yerinde destek ihtiyacı: Ofise ne sıklıkla gelinmesi gerektiği.
Bu yüzden doğru fiyat, şirketinizin mevcut durumu görüldükten sonra verilebilir. Görüşme yapmadan kişi başı sabit fiyat veren bir teklifte kapsamın neleri dışarıda bıraktığını özellikle sorun.
İlk 30 günde ne olmalı?
İyi başlayan bir hizmette ilk ay sorun çözmekten çok sistemi tanımaya ayrılır:
- Envanter: Kullanıcılar, bilgisayarlar, yazıcılar, lisanslar ve hangi şifrenin kimde olduğu çıkarılır.
- Güvenlik taraması: MFA'sız hesaplar, gereksiz yönetici yetkileri, güncellenmemiş bilgisayarlar ve yedekler kontrol edilir.
- Düzeltme planı: Bulunanlar öncelik sırasıyla yazılı olarak size sunulur.
- Düzenli işletim: Talepler tek bir kanaldan alınır ve takip edilir.
BT firması seçerken sorulacak 8 soru
- Kapsam ve kapsam dışı işler sözleşmede madde madde yazılı mı?
- Yanıt süresi ile çözüm süresi ayrı ayrı tanımlı mı?
- Talepler nereden açılıyor, durumu nasıl takip edebilirim?
- Yönetici hesapları ve şifreler kimin adına tutuluyor? Sözleşme bittiğinde nasıl teslim ediliyor?
- Yerinde destek hangi şehirlerde ve hangi ücretle veriliyor?
- Yedekler kim tarafından, ne sıklıkla kontrol ediliyor?
- Mevcut firmadan geçiş nasıl yapılıyor?
- Aylık rapor veriliyor mu? İçinde ne var?
Sözleşme maddelerini nasıl okuyacağınızı BT destek sözleşmesi rehberimizde ayrıntılı anlattık.
Sık yapılan hatalar
- Yönetici hesabını firmanın adına bırakmak: Microsoft 365 ve alan adı yönetici hesapları her zaman şirketinize ait olmalı. BT firmasına ayrı bir yönetici hesabı açılmalıdır.
- Yedeği varsaymak: "OneDrive'da duruyor" demek yedek almak anlamına gelmez. Hangi verinin nerede yedeklendiği ve geri yüklemenin denendiği yazılı olmalı.
- Ayrılan çalışanı unutmak: Hesabı açık kalan eski çalışanlar en sık görülen güvenlik açığıdır. Bunun için işten ayrılan çalışan kontrol listemizi kullanabilirsiniz.
Sonuç
Yönetilen BT, BT işlerini tek bir sorumluya ve yazılı kurallara bağlamaktır. Sözleşmeden önce kapsamı, yanıt sürelerini ve şifrelerin sahipliğini netleştirmeniz yeterli. Micro Bilgi olarak İstanbul'daki ve uzaktan hizmet verdiğimiz şirketlerde bu işleri üstleniyoruz; kapsamı ve süreci Yönetilen BT hizmeti sayfamızda görebilirsiniz.
BT işlerinizi biz üstlenelim
Bilgisayar, e-posta, yazıcı ve ağ sorunları için tek bir numaranız olur. Destek uzaktan verilir; İstanbul içinde gerektiğinde ofisinize geliriz. Kapsam ve fiyat görüşmeden sonra yazılı olarak verilir.
Ücretsiz BT durum görüşmesi isteyin